発生主義と現金主義の帳簿の付け方の違い｜それぞれメリットや条件は？

発生主義とは、売上や支払いの事実が確定したタイミングに帳簿に記録していく方法で、反対に売上や支払いなどの現金が動いたタイミングで帳簿に記録する方法を現金主義と言います。

クレジット払いや翌月振り込みなど、支払い方法によっては「いつ帳簿に記入すればいいんだろう？」と思うことが多々あるかと思います。

今回は、そのような帳簿を付けるタイミングとして覚えておきたい、発生主義と現金主義についてご説明していきたいと思います。

しっかり理解して正しく帳簿を付けられるようにしていきましょう！

発生主義とは？現金主義との違い

冒頭でもお伝えしましたが、発生主義と現金主義の違いをそれぞれ簡単に説明すると、

となります。

例えば、11月15日にクレジット払いで消耗品を購入して翌月12月15日に口座から引き落としがあった場合、11月15日時点では消耗品購入は確定していますが、お金そのものは口座から減っていないことになりますね。

発生主義では、この11月15日で一度商品を購入してお金はまだ未払金であることを記入し、さらに12月15日に口座から未払金が引き落とされたことを記録します。つまり2回記帳することになります。

一方で、現金主義であれば口座からお金が引き落とされた12月15日だけの帳簿を付ければ良いのです。

ここまでの説明で、「なんだ現金主義の方が簡単そうで良いじゃないか」と思う方が大半でしょうが、発生主義と現金主義にはそれぞれメリット・デメリットと言いますか、違いがあります。それらを理解した上で帳簿の付け方を決めていきましょう。

発生主義のメリット・デメリット

一般的な会計処理は発生主義がメイン

まず、最初にお伝えしておきますと、一般的な会計処理では発生主義がメインになっています。逆を言うと、現金主義は一部の限られた条件をクリアしている方しか行うことができません。

確かに現金主義の方が簡単で分かり分かりやすそうなのですが、あくまでも特例的な記帳方法であることを覚えておきましょう。メインは発生主義です。

ちなみに、控除額が一番大きい青色申告の65万円控除を受けるには発生主義で帳簿を付けるしかありません。

デメリットは帳簿作成が手間になること

上でも簡単に例を挙げましたが、発生時に帳簿を付けて、さらにお金が動いた時にも帳簿を付けるので少し記帳作業が手間になりますね。

家計簿などを付けたことがある方は、わざわざ発生主義で記入することなく現金主義で書いていくでしょうから、馴染みのある入出金の管理方法も現金主義ですよね。

現金主義のメリット・デメリット

メリットは分かりやすくて確実性があること

現金主義のメリットは分かりやすくて、さらにはお金が動いた事実を記帳していけば良いわけですから、確実性があります。

始めて帳簿を付けるという方は確かに現金主義の方が分かりやすいし簡単だと思います。

デメリットは条件があり届出が必要なこと

一方で、現金主義による記帳方法はあくまでも特例であって、後でお伝えする条件や事前届出が必要になります。

条件のひとつに青色申告の10万円控除でしか現金主義が認められていないという事もあり、より控除を受けたい場合の65万円控除では発生主義で帳簿を付けるしかありません。

また、現金主義は減価償却していくような資産価値がある物の扱いや売掛・買掛が発生した場合の損益をしっかり把握できないというデメリットもあります。

高額な物を買って減価償却したり売掛金・買掛金が発生するということは、多くの個人事業主が事業を行う上で当たり前に生じることでしょうから、発生主義が基本的な考え方であるということもうなずけますね。

帳簿作成は基本的に発生主義で行う

すでにお伝えしていますが、個人事業主の方であっても、基本的に帳簿作成は発生主義で行うようにします。

慣れるまで少し面倒に感じるかもしれませんが、慣れてきてしまえば発生主義の方が損益も把握できるようになります。

一方で、どうしても現金主義で行いたい方以下でお伝えする条件を満たせば現金主義での帳簿作成もできるようになります。

現金主義を行うための条件

現金主義を行って確定申告をしようとする場合、

この3つの条件をクリアしている必要があります。

現金主義は青色申告のみ

現金主義で確定申告及び帳簿作成をしようとした場合、事前届出が必要ですが、その届出書が「所得税の青色申告承認申請書(兼)現金主義の所得計算による旨の届出書」と言います。

つまり、現金主義にする＝青色申告の承認申請もするということになります。白色申告は現金主義にすることはできません。

また、青色申告には特別控除が10万円と65万円がありますが、現金主義の場合、低い方の10万円のみになってしまうので注意が必要です。

小規模事業者であること

また、現金主義での特例が認められるには小規模事業者であることが条件にあります。ここでの小規模事業者とは、前々年分の事業所得の金額が300万円以下の方に限られます。

事前の届出が必要

そしてお伝えの通り、現金主義にするために事前に「所得税の青色申告承認申請書(兼)現金主義の所得計算による旨の届出書」を提出しておく必要があります。

提出期限は「青色申告承認申請書」と同じ、確定申告をする年の3月15日までとなっています。例えば、2019年2月16～3月15日に2018年分の確定申告をしますが、その場合2018年3月15日までに届出書を提出しておく必要があります。

参考：「所得税の青色申告承認申請書(兼)現金主義の所得計算による旨の届出手続｜国税庁」

発生主義・現金主義それぞれの帳簿の付け方

ここまで、発生主義と現金主義の違いや、帳簿作成は発生主義が基本であること、現金主義で帳簿を付けるには事前申出や小規模事業者などの条件があることをお伝えしました。

それでは最後に、発生主義と現金主義のそれぞれの帳簿の付け方についてご説明していきたいと思います。

ご自身がどちらの方法で帳簿を付けていけばいいのかはだいたい予想が付いたかと思いますので、該当する帳簿の付け方を覚えておきましょう。

発生主義での帳簿の付け方

では、上でも例として挙げた、

こちらを想定して帳簿を付けてみます。

発生した日にちに発生した内容を記帳

発生主義では、発生した日にも発生したということを記帳しますので、消耗品をクレジット払いで購入した11月15日にも以下のような帳簿を付けておきます。

貸方のほうは、まだ実際には自分の手元からお金が動いていませんので、「未払金」という形で残しておきます。

お金が動いた日にもお金の動きを記帳

そして、12月15日に銀行口座からクレジットで使った分が引き落とされたのであれば、下のように記帳しましょう。

これは未払金だった10,000円分が預金から10,000円引かれたということを意味しています。

発生主義は確かに2回に分かれて少し難しく思えるかもしれませんが、慣れてしまえば特に問題なく帳簿も付けられるようになってくるでしょう。

現金主義での帳簿の付け方

一方で現金主義の場合、以下のように帳簿を付けます。11月15日にクレジット払いをして12月15日に引き落とされたということや金額は同じにします。

• お金が動いた日にちのみ記帳

現金主義はお金が動いた時だけ帳簿に付ければ良いのですから、クレジットを使った11月15日の内容は無視して、お金が引き落とされた12月15日のことだけを帳簿につけます。

このように、12月15日に預金が10,000円減って、それは消耗品費に使ったという内容になりますね。

まとめ

今回は、帳簿を付けるタイミングでの種類ある、発生主義と現金主義の違いについてご説明させていただきました。

まとめると、帳簿付けは基本的に発生主義が原則になっていますし、今やクレジット払いや事業で売掛金・買掛金が生じないことも少ないでしょう。帳簿を付ける多くの方は発生主義をベースにして帳簿を付けていくと良いでしょう。

一方で、現金主義で帳簿を付けることも一部認められていますが、青色申告の10万円控除だけだったり、小規模事業者だけだったりと条件があります。どうしても現金主義で帳簿を付けたい方は、期限内に申出書を税務署に提出しましょう。