口座引き落としでの領収書の必要性とない場合の代わりの方法

経費として計上するためには領収書をもらうことはご存知でしょうが、口座引き落としなど、そう簡単には領収書をもらえない場面がいくつかあります。

先にお伝えしておくと、領収書でなくても支払いの事実が証明できれば代用できるのもがいくつかあります。

今回は、口座引き落としなどで領収書をもらえない場合の代わりの方法をご紹介します。

口座引き落としで領収書は必要？代わりに支払いを証明する方法

家賃やインターネット料金などの毎月支払う料金では、口座引き落としになっているケースも多いでしょう。口座引き落としされると、領収書をもらっていないということも多いのですが、そもそも口座引き落としで領収書は絶対必要になるのでしょうか？

まずは、口座引き落としにおける領収書の必要性と領収書の代わりに支払いを証明する方法をご紹介します。

口座引き落としなら領収書がなくても良い場合が多い

まず、口座引き落としでの領収書の必要性ですが、絶対必要になることはありません。領収書以外で支払い事実を分かる書類を揃えていれば問題ありません。

国税庁の回答でも、口座振替が領収書を受け取れないやむを得ない理由として認められるので、領収書がなくても支払い事実を証明できれば問題ないでしょう。

【参考】「家賃を口座振替により支払う場合の仕入税額控除の適用要件｜国税庁」

上のリンク先は消費税の場合についての回答ですが、所得税であればもっと要件が緩和されているので、領収書がないからといって指摘を受ける可能性は極めて低いでしょう。

領収書の代わりに支払い事実を証明する方法

ただし、領収書がもらえないからと言って、何も保管しておかないことは良くありません。領収書以外に支払いがあった事実を証明するための書類は揃えておきましょう。

口座引き落としでは、主に以下の2種類の情報を揃えておくと良いです。

• 通帳のコピー
• 請求書や契約書

通帳のコピーは、実際に何月何日にどこからいくら引き落とされたかが分かります。そして、請求書や契約書では、いつどこの口座からいくら引き落とされるかの情報が分かります。

この2種類の書類があることで、いつどこからいくら引き落とされたかを証明することができるので、領収書の代わりとして十分です。実際には通帳のコピーがあれば、問題ないことが多いのですが、請求書や契約書も一緒に保管しておくと万全ですね。

口座引き落とし以外の領収書が発行されない場合の対処法

口座引き落としでの領収書がない場合の対応については以上ですが、口座引き落とし以外にも領収書をもらえない場面もいくつかあるでしょう。

こちらでは、口座引き落とし以外に領収書が貰えない場合の代用についてお伝えします。共通して言えることは、『いつ・どこに・いくら・何の費用』を払ったかが分かれば良いので、領収書がなくても以下の書類があれば代用可能です。

クレジットカード払いの場合

毎月の口座引き落としではなく、クレジット払いで支払っている方も多いはず。クレジットカード払いで領収書が貰えない場合には、以下の書類を用意しておきましょう。

• カード利用明細書
• 請求書や契約書

いつどこにいくら支払ったかが分かる書類として、カードの利用明細が口座引き落としでの通帳のコピーの役割を果たします。

交通費での領収書の代わり

交通機関によっては、領収書が貰えないケースも多いです。やむを得ない理由で領収書がもらえない場合には、出金伝票によって代用しましょう。

• 出金伝票
  • 日付
  • 金額
  • 交通機関名
  • 区間
  • 移動の理由

出金伝票には、上記の内容を記入します。

ご祝儀やお香典での領収書の代わり

実は、取引先などの事業に関係ある人物のご祝儀やお香典などは接待交際費として経費にできます。しかし、ご祝儀やお香典では領収書などもらえないことが通常ですね。この場合も、出金伝票に詳細を残した上で、案内状などの会や式に参加した書類があると良いです。

• 出金伝票
  • 日付
  • 金額
  • 支払い相手の名前と事業との関係性
  • 用途
• 案内状など

領収書等は5~7年の保管義務あり｜しっかり整理してまとめておく

事業をやっている方であれば、5~7年間領収書や代用の書類を保管しておく義務が生じます。確定申告が終わったからと言って捨てたり、領収書を適当に管理していると、過去分を紛失して経費として認められない事態にもなり得ますので、数年分しっかり保管できるような管理方法を取っておきましょう。

個人事業主・自営業者が知っておくべき領収書の基礎知識

まず、個人事業主には領収書の保管義務があります。確定申告のやり方によって違いますが、5~7年と、長い間領収書を保管しておく必要があります。

• 白色申告…5年間
• 青色申告…7年間

いい加減に領収書を保管している方は途中で紛失する可能性が高くなりますので、最低でも後述する方法での保管を心掛けてください。今回お伝えした、領収書の代わりになる請求書や出金伝票などの書類も同様に保管しておきます。

【関連記事】
「自営業なら知っておきたい領収書の知識｜必要性やもらい方・保管方法」

領収書の簡単な保管方法

領収書等はできるだけきちんと管理しておくべきなのですが、わざわざノートに貼り付けて管理するなどしていると、それだけで手間ですね。

上の図のように、毎月の領収書を分けて封筒に保管しておくだけでもある程度の整理して保管することができます。事業規模や領収書の多さにもよりますが、個人事業主規模でしたらおおむね問題なく、そこまで手間もかかりませんので、ぜひ領収書をまとめておくことから習慣付けておきましょう。

【関連記事】
「スッキリ領収書を整理する方法｜最低限決めておくルールと便利グッズ」

まとめ

口座引き落としでは、領収書をもらえないケースも多いですが、領収書以外にも支払い事実を証明できれば他の書類で代用可能です。領収書が発行されない場合には、『通帳のコピー』と『契約書or請求書』を代わりに保管しておきましょう。

領収書が貰えなくても、他の書類で代用できるケースも多いですので、支払い事実が分かる書類は捨てずに取っておきましょう。

また、領収書などの書類は5~7年間の保管義務があります。ノートに貼るなどのガチガチに管理する必要はありませんが、封筒に分けてまとめておくなどして、保管方法にもある程度気を付けておきましょう。