スッキリ領収書を整理する方法｜最低限決めておくルールと便利グッズ

領収書はその日のうちに片付けて整理しておきたいけど…と思って入るけど、どんどん溜まっていくものですね。

そもそも領収書の保管方法を細かくやりすぎて余計な時間がかかって整理することが億劫になっているかもしれません。

今回は、ついつい溜まりがちな領収書を簡単に手っ取り早く整理する方法をご紹介していきたいと思います。

領収書には保管期間があるので捨ててはダメ！

まずはじめに領収書の保管期間についてお伝えしていきます。

法人か個人事業か、白色申告か青色申告かで期間は変わりますが、事業者であれば5~7年もの間領収書を保管しておかなければなりません。結構長いですね。

その都度その都度の領収書の整理もしておかなくてはなりませんが、過去の領収書もきちんと整理しておきましょう。長年事業をやっていると、領収書の量だけでかなりになりますので、いかに『シンプルに』『分かりやすく』『コンパクトに』整理するかが重要です。

個人事業主の場合｜5～7年保管

個人事業主の場合、確定申告のやり方によって領収書の保管期間が変わります。

白色申告の場合

白色申告で確定申告をした年の領収書は5年間保管しておく必要があります。

青色申告の場合

青色申告で確定申告を行った場合、７年間領収書を保管していなければなりません。ただし、前々年分の所得が300万円以下の場合は5年間に短くなります。

法人の場合｜7年保管

法人の場合の保管期間は、その事業年度の確定申告書を提出した翌日から７年間です。

領収書を整理して簡単にまとめておく方法

それでは、早速溜まった領収書を整理する方法をご紹介していきたいと思います。

まず、最初にお伝えしておきますが、領収書のまとめ方に日付や項目分けなど何か決まりがあるわけではありません。

つまり、失くしさえしなければ箱などに突っ込んでおく方法もアリと言えばアリです。

ただ、それだともしも税務調査などが来た場合、探すときに困ることもありますし、かえって場所を取ってしまうなんてこともありますので、領収書があっちこっちにあってゴチャゴチャしている方はまずは1ヶ所に集めておくことから始めてください。

一番簡単に手っ取り早く領収書を整理しておくには以下の方法がおすすめです。

封筒に入れてまとめておく方法が一番簡単ですぐできる

おそらく一番簡単に、しかも何も買わずにスッキリ領収書を整理できる方法がこちらかと思います。

月ごとor項目ごとになどに領収書を１つの封筒にまとめておき、さらに1年分の封筒が溜まったら大きな封筒などにまとめて入れておきます。

封筒は銀行ATMなどに置いてある紙幣用の封筒がサイズもピッタリだしタダなので十分に役立ちます。

また、封筒ではなくてもジップロックのような袋やまとめる用にクリアファイルなどでも良いですね。

まずあちこちにある領収書を1つにまとめる

このようにデスク周りに領収書が散乱していませんか？

机以外にも、財布の中にごちゃごちゃっと入れてあったり…、車のダッシュボード(物入れ)の中に入れてあったり…。

とにかくこれを1つにまとめましょう。

分け方を決めて1つの封筒に入れる

封筒さえあれば、散らかった領収書も1ヶ所にまとめられます。

月ごとに分けるか項目ごとに分けるか最初に自分でルールとそれ用の封筒を作って(月ごとに分ける方法がオーソドックスです)、後はその中に領収書を突っ込んでいくだけです。

これなら何も難しくないですしすぐにできますね。

さらに1年分の封筒をまとめておく

先にお伝えしたように、領収書には5～7年の保管期間があって、数年分の領収書を残しておく必要があります。

仮に5年分の領収書が溜まったとすれば、封筒だけでもかなりの数になって今度は封筒で散らかってしまいますね。

ですので1年ごとの封筒が溜まったら、このように1年分の封筒を大き目の封筒やファイルにまとめておきます。

これならいつ買った分の領収書がどこにあるかも探しやすいですし、そこまで場所を取らずにまとめて整理することができます。

もうちょっと綺麗に領収書を整理しておきたい場合のまとめ方

1人～数人程度で事業をされている個人事業主の方であれば、上のような整理の仕方で十分なのですが、従業員がたくさんいるような法人では、もっときちんと領収書も整理しておきたいところでしょう。

きちんと管理しておきたい場合は以下の方法で領収書を整理してみてください。

ノートに貼って整理する

ノートで領収書を管理すれば貼ったり書いたりの手間は出てきますが、封筒に突っ込んでおくよりも綺麗に整理することができますね。

領収書をまとめたものを特に提出する義務はありませんので、自分たちで分けりやすいように日付順だったり、業者別だったり分けて整理していきましょう。

ファイリングして整理する

法人であったり取引量が莫大であったり、事業規模が大きいような場合は事務員や経理の従業員を雇って領収書や請求書などはファイリングによってきちんと保管しておくことも考えていきましょう。

長期保管用のファイルは1つ400円程度で購入できますし、なにより頑丈です。

背表紙に文字を記入できますので、棚に並べているファイルの数が増えて言っても何がどこにあるのかスッキリ整理しやすいですね。

領収書の分け方だけ決めておけばスッキリ整理できる｜分別方法を決めておく

上でも触れていますが、最初にどのような分け方をするかだけ決めておけば、後は封筒やファイルにまとめておくだけです。保管方法が決まったなら、どのように分けるかも決めておきましょう。

請求書は特に提出することもありませんので、どのように分別しても問題はありません。

しかし、後で見返したりする際に分かりやすくするためにも以下の項目に分けて整理してみてください。

基本的には月ごとに分ける方法で良いとは思いますが、あなたの事業の形や領収書の量などに応じて最適な分け方を試してみてください。

月ごとに領収書を分ける

一番簡単で分かりやすい分け方が、おそらく月ごとに分けていく方法になるでしょう。

特に上でお伝えした封筒で整理する方法では、封筒の数も多くなり過ぎず封筒に入れる領収書の量もそこまで多くなり過ぎずちょうどいいかと思います。

開業したての方や個人事業主の方は、難しいことは考え考えずにまずはこの分け方で整理していって良いのかなと思います。

項目ごとに分ける

経理や事務の経験があったり、すでに何度か確定申告をしていてどの領収書がどの項目になるのかおおよそ判断できる方は、項目ごとに分けていく方法もありですね。

特にノートで分けたり別途エクセルで金額を可視化できるようにすれば、実際にどれくらいどこで使っているのかが見えてみますので、無駄なコスト削減に繋がるかもしれません。

取引先ごとに分ける

取引業者がある程度固定で決まっているような場合は、取引先ごとに分ける方法もあります。

こちらもご自身でノートやエクセルなどでまとめることで、どこにどれくらいコストがかかっているのかも見えてくるでしょう。

【整理するコツ】領収書を溜めないために心がけておくこと

こちらでは、分かっちゃいるけどなかなか領収書が整理できずに溜まってきがちな方へ、領収書をスッキリ整理させるコツをお伝えしていきます。

余計な領収書はすぐに処分する

経費を増やすことが所得を下げて節税に繋がることはご存知のことでしょう。

ご存知だからこそ、とにかく領収書は貰いまくって結果的に領収書が片付かない…なんてことにもなっているかもしれません。

ただ、どう頑張っても経費と認められない支出はあるものです。そのようなものは、領収書は貰わないかすぐに処分、もしく「たぶん経費にできないだろう」の項目などに分けてまとめておくことで余計な領収書でごちゃごちゃせずにスッキリします。

開業したての場合はその辺の判断も難しいでしょうから、とにかく貰える領収書は貰っておくのスタンスでいいかと思いますが、おおよそ判断が付くようになってきたら余計なものは潔く貰わないということも領収書をスッキリ整理させるためには大事になってきます。

領収書BOXをデスク周りに置いておく

そして、領収書を1ヶ所にまとめておく習慣を付けましょう。

封筒でまとめておく場合、仕事でよく使う机の近くにその月分の封筒を置いておいて、後は買い物をしたら領収書を入れていく習慣を作れば良いだけです。

ノートやファイルで管理するという方も、その都度貼ったりファイルするのは面倒でしょうから、いったん領収書をまとめておくBOXなでを用意しても良いかと思います。

記帳してから保管すると確定申告もラク

そしてもう1つ、領収書がある程度溜まってきたら帳簿に付ける習慣もできてくると確定申告が楽になります。

頻度は週１だったり月1だったり、経費を使う量にもよりますが、定期的に仕訳をするクセも付けましょう。

ただ、領収書に書かれている日付・金額などを1つ1つ帳簿に書き写したりエクセルに打ち込むのは地味に面倒です。結局面倒くさいから後回しになって、再び領収書が散らかることになるかもしれません。

freeeという会計ソフトでは、スマホで撮影した領収書・レシートを自動で読み込んでくれて取引として記録してくれます。仕訳や帳簿作成がかなり簡単になりますので、ぜひ一度試してみて下さい。無料体験版も用意されています。

無料でfreeeを試す
アドレス・パスワード設定ですぐに使えます

【関連記事】
「freeeの登録方法｜登録するメリットや無料体験プランの始め方」

領収書をスッキリ整理しておくための便利グッズ

これから領収書を整理しようとしている方も多いでしょうが、こちらでは実際に領収書を整理するときに役に立つ便利なアイテムをいくつか紹介したいと思います。

銀行の封筒

上でもご紹介していますが、散らかった領収書をまとめて整理しておきたいという場合には、銀行にある封筒がサイズも丁度良く無料で手に入るので十分かと思います。

サイズはA4サイズのものであれば３つ折りで入りますし、普通の領収書・レシートならそのまま入ります。1つの封筒に紙100枚分くらいは余裕で入るので、1ヵ月封筒1枚でも十分足りるでしょう。

事業主の方であれば、度々銀行に行くことはあるかと思いますが、ATMの横などに封筒が置いてあるのでそれをまとめてもらっていくのです。

2~30枚の封筒をまとめて持っていっても今まで特に何も言われたことがないので大丈夫でしょう。

100均の領収書ホルダー

※画像はMakeLife+から引用

「もうちょっとちゃんとしたもので整理しておきたいな」という方には、100均にある領収書ホルダーが安くて便利です。

正確には「仕切り付きファイル」といった名称ですが、6ポケット・13ポケットと種類があるので、工夫をすれば半年～1年分の領収書はまとめて入れておくことができるでしょう。

「レシート整理に便利！＊100均『ダイソー』の仕切り付きファイル」に詳しく書いてありましたので、気になる方は参考にしてみてください。

コクヨの領収書ファイル

数年分の領収書整理を想定したり、日々の領収書が多い方はコクヨの領収書・明細ファイルが便利かと思います。

見開き1ページで4ポケット付いていて、合計24ポケット(約500円)と48ポケット(約800円)のものがあります。

領収書が少ない方であれば、１～２ポケットで1ヶ月分の領収書は入りますので、1冊で数年分の領収書を保管しておくことも可能です。

また、分別用のラベルも付いているのでカスタムもしやすいです。値段は少ししますが、領収書をきちんと整理しておきたいという方は検討してみてください。

▶▶Amazonで探す
▶▶楽天で探す

freeeのスマホ撮影機能※保管は必要

上でもご紹介しましたが、領収書に書かれている内容を取引記録として記録して、仕訳や帳簿作成に役立ててくれるものがfreeeのスマホ撮影機能です。

この動画のように、補正しながら領収書の画面を撮影してくれて、そこに書かれている日付・金額を読み取ってくれますので、手入力する手間が省けます。スマホだけでもパパっと仕訳ができてしまうのです。

確定申告や帳簿作成がかなり簡単になりますので、ぜひ一度試してみて下さい。無料プランも用意されています。

無料でfreeeを試す
アドレス・パスワード設定ですぐに使えます

まとめ

いかがでしょうか。領収書のまとめ方に特に決まりはありませんので、どう分けて整理すればいいか分からずに領収書だけ溜まっていっている方は、とにかく封筒などに月ごとにまとめておくことをおすすめします。
それと、領収書の保管期間は５～７年と意外と長いので、その年の分はその年でファイルなどにきちんと整理して失くしたりしないように気を付けましょう。