領収書はその日のうちに片付けて整理しておきたいけど…と思って入るけど、どんどん溜まっていくものですね。

そもそも領収書の保管方法を細かくやりすぎて余計な時間がかかって整理することが億劫になっているかもしれません。

今回は、ついつい溜まりがちな領収書を簡単に手っ取り早く整理する方法をご紹介していきたいと思います。

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領収書を整理する方法

それでは、早速溜まった領収書を整理する方法をご紹介していきたいと思います。

まず、最初にお伝えしておきますが、領収書のまとめ方に日付や項目分けなど何か決まりがあるわけではありません。

つまり、失くしさえしなければ箱などに突っ込んでおく方法もアリっちゃアリなのです。

ただ、それだともしも税務調査などが来た場合、探すときに困ることもありますし返って場所を取ってしまうなんてこともありますので、領収書があっちこっちにあってごちゃごちゃしている方はまずは一か所に集めておくことから始めてください。

領収書を一か所にまとめたら時間を見つけて以下の方法で領収書を整理していきましょう。

封筒に入れて整理する

おそらく一番簡単にすっきり領収書を整理できる方法がこちらかと思います。

月ごとor項目ごとになどに領収書を1つの封筒にまとめておくのです。

そして、下でもお伝えしますが、領収書の保管期間は5~7年なのでその年分の領収書の封筒はさらに大きな封筒にまとめて入れておきます。

封筒は銀行ATMなどに置いてある紙幣用の封筒がサイズもピッタリだし無料なので十分に役立ちます。

また、封筒ではなくてもジップロックのような袋とまとめる用にクリアファイルなどでも良いですね(ジップロックはそこそこの値段がするのでわざわざ買う必要はないです)。

ノートに貼って整理する

事業を複数人で行っていたり、支出の調整が利益を生み出す重要なポイントになって分析が必要だという方は、ノートに自分たちも分かりやすいように整理して保管しておく方法もあります。

領収書をまとめたものを特に提出する義務はありませんので、自分たちで分けりやすいように日付順だったり、業者別だったり分けて整理していきましょう。

ファイリングして整理する

法人であったり取引量が莫大であったり、事業規模が大きいような場合は事務員さんや経理の従業員を雇って領収書や請求書などはファイリングによってきちんと保管しておくことも考えていきましょう。

長期保管用のファイルは1つ400円程度で購入できますし、なにより頑丈です。

背表紙に文字を記入できますので、棚に並べているファイルの数が増えて言っても何がどこにあるのかスッキリ整理しやすいですね。

領収書の分別方法

上の内容は請求書をまとめる整理の方法でした。

こちらの項目では、まとめる際の請求書の分別の方法についてお伝えします。

上でも触れていますが、請求書は特に提出することもありませんので、どのように分別しても問題はありません。

しかし、後で見返したりする際に分かりやすくするためにも以下の項目に分けて整理してみてください。

どの分け方が一番良いとは言い切れませんので、あなたの事業の形や領収書の量などに応じて最適な分け方を試してみてください。

月ごとに領収書を分ける

一番簡単で分かりやすい分け方が、おそらく月ごとに分けていく方法になるでしょう。

特に上でお伝えした封筒で整理する方法では、封筒の数も多くなり過ぎず封筒に入れる領収書の量もそこまで多くなり過ぎずちょうどいいかと思います。

開業したての方や個人事業主の方は、難しいことは考え考えずにまずはこの分け方で整理していって良いのかなと思います。

項目ごとに分ける

経理や事務の経験があったり、すでに何度か確定申告をしていてどの領収書がどの項目になるのかおおよそ判断できる方は、項目ごとに分けていく方法もありですね。

特にノートで分けたり別途エクセルで金額を可視化できるようにすれば、実際にどれくらいどこで使っているのかが見えてみますので、無駄なコスト削減に繋がるかもしれません。

取引先ごとに分ける

取引業者がある程度固定で決まっているような場合は、取引先ごとに分ける方法もあります。

こちらもご自身でノートやエクセルなどでまとめることで、どこにどれくらいコストがかかっているのかも見えてくるでしょう。

領収書をすっきり整理するコツ

こちらでは、分かっちゃいるけどなかなか領収書が整理できずに溜まってきがちな方へ、領収書をスッキリ整理させるコツをお伝えしていきます。

余計な領収書はすぐに処分する

経費にできるものは余すところなく領収書を貰って経費にすることが所得を下げて節税に繋がることはご存知のことでしょう。

ご存知だからこそ、とにかく領収書は貰いまくって結果的に領収書が片付かない…なんてことにもなっているかもしれません。

ただ、どう頑張っても経費と認められない支出はあるものです。そのようなものは、領収書は貰わないかすぐに処分、もしく「たぶん経費にできないだろう」の項目などに分けてまとめておくことで余計な領収書でごちゃごちゃせずにスッキリします。

開業したての場合はその辺の判断も難しいでしょうから、とにかく貰える領収書は貰っておくのスタンスでいいかと思いますが、ある程度しておおよそ判断が付くようになってきたら余計なものは潔く貰わないということも領収書をスッキリ整理させるためには大事になってきます。

記帳してから保管する

個人事業主の方で一人で経理作業が完結してしまうような場合は、ノートやファイリングなどの凝ったまとめ方はせずに、仕訳帳などに記帳したら月ごとに封筒にまとめて突っ込んでおくくらいの方法がかえってスッキリするかと思います。

そして、封筒に入れた領収書は基本的にノータッチ。

領収書をすっきり整理しておくための便利グッズ

これから領収書を整理しようとしている方も多いでしょうが、こちらでは実際に領収書を整理するときに役に立つ便利なアイテムをいくつか紹介したいと思います。

銀行の封筒

上でもご紹介していますが、散らかった領収書をまとめて整理しておきたいという場合には、銀行にある封筒がサイズも丁度良く無料で手に入るので十分かと思います。

サイズはA4サイズのものであれば3つ折りで入りますし、普通の領収書・レシートならそのまま入ります。1つの封筒に紙100枚分くらいは余裕で入るので、1ヵ月封筒1枚でも十分足りるでしょう。

事業主の方であれば、度々銀行に行くことはあるかと思いますが、ATMの横などに封筒が置いてあるのでそれをまとめてもらっていくのです。

2~30枚の封筒をまとめて持っていっても今まで特に何も言われたことがないので大丈夫でしょう。

100均の領収書ホルダー

「もうちょっとちゃんとしたもので整理しておきたいな」という方には、100均にある領収書ホルダーが安くて便利です。

正確には「仕切り付きファイル」といった名称ですが、6ポケット・13ポケットと種類があるので、工夫をすれば半年~1年分の領収書はまとめて入れておくことができるでしょう。

レシート整理に便利!*100均『ダイソー』の仕切り付きファイル」に詳しく書いてありましたので、気になる方は参考にしてみてください。

コクヨの領収書ファイル

数年分の領収書整理を想定したり、日々の領収書が多い方はコクヨの領収書・明細ファイルが便利かと思います。

見開き1ページで4ポケット付いていて、合計24ポケット(約500円)と48ポケット(約800円)のものがあります。

領収書が少ない方であれば、1~2ポケットで1ヶ月分の領収書は入りますので、1冊で数年分の領収書を保管しておくことも可能です。

また、分別用のラベルも付いているのでカスタムもしやすいです。値段は少ししますが、領収書をきちんと整理しておきたいという方は検討してみてください。

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領収書の保存期間

最後に領収書の保存期間についてお伝えしていきます。

法人か個人事業か、白色申告か青色申告かで期間は変わりますが、5~7年もの間領収書を保存しておかなければなりません。結構長いですね。

その都度その都度の領収書の整理もしておかなくてはなりませんが、過去の領収書もきちんと整理しておきましょう。

個人事業主の場合

個人事業主の場合、確定申告のやり方によって領収書の保存期間が変わります。

白色申告の場合

白色申告で確定申告をした年の領収書は5年間保存しておく必要があります。

青色申告の場合

青色申告で確定申告を行った場合、7年間領収書を保存していなければなりません。ただし、前々年分の所得が300万円以下の場合は5年間に短くなります。

法人の場合

法人の場合、その事業年度の確定申告書を提出した翌日から7年間です。

まとめ

いかがでしょうか。領収書のまとめ方に特に決まりはありませんので、どう分けて整理すればいいか分からずに領収書だけ溜まっていっている方は、とにかく封筒などに月ごとにまとめておくことをおすすめします。

それと、領収書の保存期間は5~7年と意外と長いので、その年の分はその年でファイルなどにきちんと整理して失くしたりしないように気を付けましょう。

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