開業届控えの再発行の方法2パターン｜それぞれの手続き方法と注意点

個人事業主は、銀行で事業用口座を作る場合や融資を受ける場合などに開業届の控えを個人事業主である証明の書類として求められることがあります。

通常であれば、開業届を提出した際に一緒に控えをもらえますが、間違って捨ててしまった場合などは控えの再発行をすることが可能です。

一般的な方法では『保有個人情報開示請求書』を提出することで、開業届の控えを再発行してもらえます。しかし、保有個人情報開示請求書での再発行では、再発行まで最大1ヶ月の期間が掛かりますので、緊急で開業届の控えが必要な場合には、もう一度開業届を提出する方法もあります。

こちらの記事では、開業届の再発行の方法2種類について、それぞれの手順や注意点などについてご説明します。

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開業届控えの再発行の方法2種類

上でもお伝えしたように、開業届の再発行をする場合、主に以下の2種類の方法を取ることができます。

正式に開業届の控えを再発行してもらうには、保有個人情報開示請求書を提出する方法になりますが、どうしても再発行までに期間がかかるため、急ぎの場合にはもう一度開業届を提出する方法もあります。

ただし、開業日と受領日のズレなどから、開業届の控えの提出を求められている所から指摘を受ける可能性がありますので、提出期限に余裕がある場合には保有個人情報開示請求書で再発行してもらう方法をおすすめします。

どうしても急ぎの場合には、提出先に確認を取ると良いでしょう。

保有個人情報開示請求書で再発行する

開業届を再発行してもらう方法として、『保有個人情報開示請求書』を以前に開業届を提出した税務署に提出して控えを再発行してもらう方法があります。

正式に開業届の控えを再発行してもらう方法で、過去に提出した開業届の控えをもう一度もらえますが、再発行までに2週間～1ヶ月程度の期間がかかってしまうことが注意点です。

2度目の開業届を提出する

どうしても急ぎで開業届の控えを再発行してもらいたいのであれば、もう一度開業届を提出して、その際に忘れずに控えをもらう方法があります。

開示届は重複しても問題ないため、開業届控えの提出を求められるケースは開業したばかりの時期が多いため(開業から１年程度経過している方は確定申告書の控えの提示が求められることが多い)、前回出した開業届とそこまで大きく日にちがズレていなければ、開業届を出し直した方が手っ取り早く控えを手に入れることができます。

保有個人情報開示請求書で開業届を再発行する場合の手順や書き方

こちらでは、まず『保有個人情報開示請求書』を使って開業届を再発行する手順や書き方についてのご説明をします。

参考：開示請求等の手続｜国税庁

開業届の再発行の手順

1. 固有個人情報開示請求書の提出
2. 開示決定の通知
3. 開示の実施(提出から2週間～1ヶ月程度)

保有個人情報開示請求書を使った開業届の再発行は、主に上の手順で行っていきます。何度かお伝えしていますが、書類提出から開示が実施されるまで2週間～1ヶ月程度はかかりますので、急ぎで開業届の控えが欲しい場合には間に合わないおそれがあります。

保有個人情報開示請求書の取得方法

保有個人情報開示請求書の書面を手に入れるには、税務署で直接もらうか国税庁のサイトから印刷して使うことができます。

保有個人情報開示請求書を税務署に提出するにあたって、必要になるものは『収入印紙(300円分)』と『本人確認書類』のみになりますので、税務署に提出しに行く方は、その場でもらって記入して提出する方法が一番スムーズでしょう。

一方、郵送での提出も可能ですので、その場合には国税庁のサイトから印刷して使えば、わざわざ税務署に行かなくても提出することが可能です。

保有個人情報開示請求書の書き方

こちらでは、保有個人情報開示請求書の書き方についてご説明します。フォーマットとしては以下のようになっており、赤枠で囲んだ部分を記入していきます。

①提出先

保有個人情報開示請求書の提出先は、その書類を保管してある税務署長宛所宛です。すなわち、開業届の控えを再発行してもらいたいのであれば、開業届を提出した税務署に提出する必要があります。

もし、開業届の提出後に引っ越しするなどして、税務署が遠くになってしまったのであれば、郵送で提出することを検討しましょう。

②氏名・住所

保有個人情報開示請求書にも氏名・住所を書く欄がありますが、特に悩むことはないでしょう。印鑑も必要ありません。ただ、『開示決定通知書』が記入の住所に送られてきますので、間違って開業届に書いていた昔の住所などを記入せずに現住所を書くように注意しましょう。

③開示請求する書類の種類

開示請求を行う書類の名称を記入する欄です。開業届を再発行してもらいたい場合には、『個人事業の開業・廃業等届出書』と開業届の正式名称を記入しましょう。

④開示の方法

開示の方法は、その場で見せてもらうか写しを送付してもらう方法の2種類があります。その場で開示してもらう場合には、上記の『写しの交付』にチェックを入れるようにしましょう(控えを再発行してもらいたい場合)。

希望日では、税務署まで写しを取りに行く日にちを書きます。ただし、開示決定がされた後に実施できますので、最短でも2週間程度はかかるものだと考えておきましょう。希望日が直近過ぎると提出時に変更するように言われてしまうでしょう。

『イ』にチェックを入れれば、開業届の写しを郵送にて送付してもらうこともできます。郵送の場合、後から郵便代金(切手)を一緒に提出する必要が出てきます。料金は定形郵便物の84円と簡易書留の320円が必要になります。

開業届の控えには、マイナンバーが記載されているため、マイナンバー記載の書類は簡易書留で送られることになります。税務署まで取りに行かずに済む点はメリットですが、手間と料金が増えるので、郵送での開示請求はあまりおすすめではありません。

参考：国内の料金表｜郵便局

⑤手数料(収入印紙)の添付

保有個人情報開示請求書で開示請求するにあたって、300円の手数料が掛かります。書類を直接税務署に提出しに行く場合は、その場で300円を支払うことができますので、収入印紙の添付は不要です。

郵送する場合には、こちらの欄に300円分の収入印紙を貼り付けておきましょう。収入印紙はコンビニでも購入できますが、基本的に200円の収入印紙しか置いてありません。300円の収入印紙を購入するには、郵便局から購入してください。

⑥本人確認の方法

こちらでは、開業届の開示に関して本人確認の方法について記入します。開業届の再発行では、基本的には本人が行うようにしましょう。

税務署に直接開業届の控えを取りに行く場合には、チェックを入れた本人確認書類を持って行くのが一番です。郵送してもらう場合には、本人確認書類に加えて30日以内に作成された住民票の写しが必要になります。

提出時に必要になるもの

税務署に直接保有個人情報開示請求書を提出する場合には、最低でも以下のものさえ持って行けば問題ありません。

• 手数料300円
• 本人確認書類

書類に関しては、その場で原紙をもらって記入することができますし、記入にそこまで時間がかかるものでもありません。念には念を入れてマイナンバーカードと印鑑は持って行った方が安心かもしれません(例えば、開業届をもう一度提出した方がいいと判断したときなどのために)。

保有個人情報開示請求書を郵送する時の注意点

保有個人情報開示請求書を郵送で送って、開業届の控えを郵送で送り返してもらえば、わざわざ税務署まで行かなくて済みますが、以下の点が直接提出よりも手間がかかります。

料金面でも郵便代や住民票の写し発行などで、1,000円近く高く付きますので、何かのついでに行ける距離であれば、直接税務署まで提出しに行った方が手っ取り早いかもしれませんね。

300円の収入印紙を添付する

保有個人情報開示請求書を郵送で提出する場合、手数料として300円の収入印紙を書類に貼り付ける必要があります。

通常、コンビニでは200円の収入印紙しか取り扱っていないため、郵便局などで300円の収入印紙を購入する必要があります。

郵便代金が必要になる

開業届の控えを郵送してもらうにあたって、郵便代を先に支払っておく必要があります。郵便代は切手のことですが、2021年現在では、84円の定形外郵便物の料金と320円の簡易書留の料金が必要になります。

上記の300円収入印紙を購入する際に、切手も一緒に購入しておくと良いでしょう。ちなみに、切手は後述する『の開示の実施方法等申出書』を提出する際に同封します。

参考：国内の料金表｜郵便局

本人確認書類のコピーを同封する

郵送で保有個人情報開示請求書を提出する場合、上の書き方⑥番で記入した本人確認書類のコピーも一緒に郵送します。

住民票の写しが必要になる

また、郵送で開業届の控えを受け取る場合、住民票の写しが必要になります。多くの自治体で、住民票の写しのコンビニ発行ができるようになっていますが、200～300円の手数料がかかります。

開示決定通知書の到着

保有個人情報開示請求書提出後には、開示決定通知書が記入した住所宛てに送られてきます。この通知書が送られてくる期間が、何度かお伝えしている保有個人情報開示請求書提出から2週間～1ヶ月後で、その後の開示の実施に進んでいきます。

開示の実施

開示決定通知書が届いたのであれば、開示の実施に進みます。

『開示請求書』の④で記入した開示の実施方法と変更がなければ、そのまま税務署に受け取りに行って構いませんが、変更がある場合には、『保有個人情報の開示方法等申出書』を記入して持参・もしくは郵送する必要があります。

開示方法等申出書は、国税庁のサイトからダウンロードして使うこともできますし、税務署にも置いてあります。

直接税務署に行く方法

開示方法等申出書には、決定通知書の文書番号を記入する欄があるので、『開示決定通知書』は念のために持っていった方が良いでしょう。

繰り返しますが、保有個人情報開示請求書で記入した希望する開示方法と変更がなければ、その日に税務署に控えを取りに行くだけで問題ありません。

郵送で送ってもらう場合

開業届の控えを郵送で送ってもらう場合には、郵便代が必要になります。上でお伝えしたように、84円の定形外郵便物の料金と320円の簡易書留の料金が必要になる上、『開示方法等申出書』の提出も必須になるため、開業届の控えの再発行を郵送でしてもらうことはあまりおすすめではありません。

再発行のために2度目の開業届を再提出する場合の注意点

ここまでお伝えしたように、保有個人情報開示請求書を提出すれば、開業届の控えを再発行してもらうことができますが、どうしても2週間以上の期間を要します。どうしても急ぎで開業届の控え提出を求められているケースもあり得るでしょう。

そのような場合には、開業届を再提出する方法があります。厳密には、再発行ではありませんが、開業届は重複しても問題ないため、この方法であれすぐに開業届の控えを手に入れることができます。

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ただし、以下の点で注意が必要になります。

開業日と収受印の日付のズレ

開業届の控えには、税務署が受け取った証拠である収受印を押されますが、開業届を再提出したとなれば、収受印の日付もその日のものになります。

つまり、提出日が更新されることになりますが、これによって不都合が出てくることも考えられるでしょう。

例えば、給付金を受け取る条件に『〇月〇日以前に提出した開業届の控え等』とあった場合、更新された開業届では日にちを過ぎているケースが出てくるかもしれません。

内容に違いがあった場合には税務署から確認されることも

元々提出していた開業届と再提出した開業届の内容に違いがあった場合、税務署から問い合わせされることがあります。

と言っても確認程度ですので、気にし過ぎるほどではありませんが、『開業日』だけは基本的に以前の開業日と同じにして出すようにしましょう。経費・開業費の扱いや青色申告承認申請書の提出期限など、開業日が変わってしまうことで影響が出てしまうことも考えられます。

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期限に余裕があるなら再発行がおすすめ

開業届を再提出する方法は、少し強引なやり方でもあるので、もし開業届控えが急ぎで必要ではない場合であれば、上でお伝えした『保有個人情報開示請求書』による再発行をしてもらう方法をおすすめします。

手数料300円と少しの手間が掛かりますが、こちらの方が正しい再発行の方法ですので、収受印のズレなどの不具合を心配しなくて済みます。

開業届の控えは、開業して1～２年目くらいまでしか使う機会も滅多に出てきませんが、手元にない方は、早いうちに再発行してもらうようにしておきましょう。

まとめ

開業届の控えは、『保有個人情報開示請求書』を税務署に提出することで、再発行してもらうことができます。ただし、この方法には2週間～1ヶ月程度の期間がかかりますので、どうしても急ぎで控えが欲しい方は、開業届を再提出する方法もあります。

一度確定申告をしてしまえば、開業届の控えではなく、確定申告書の控え提出を求められる場面が多くなるため、そこまで必要ではなくなってきますが、開業してまだ年数が経っていない方は、控えの再発行はしておくことをおすすめします。