会社員時代は通勤や営業活動などに関わる交通費を手当として受け取っていた方も多いかと思います。

個人事業主として独立された方は、当然このような手当など支給されませんので、「収入か支出か」ということになります。

では、仕事のために客先に出向いた場合などの交通費は経費にできるのか?という疑問が出てくるかと思いますが、事業に関する交通費は経費計上することができます。

ただ、交通費といっても電車賃以外にも様々な種類がありますね。今回は、交通費と経費に関する皆様の疑問を解決していきたいと思います。

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交通費とは?事業主と会社員の交通費の違い

まず、会社員から独立されたばかりの方は、会社員時代の交通費と事業主としての交通費がごっちゃになっている場合がありますので、最初に整理しておきましょう。

初歩の初歩的な内容なので、すでに理解している方は読み飛ばしていってもらって構いません。

個人事業主の交通費

個人事業主になった場合の交通費は、経費の一部となります。正確には『旅費交通費』という勘定科目として扱われます。

経費なので当然全額自己負担。確定申告時に「事業のためにこれだけ費用がかかりました」と、申告してその分所得を下げることで納める税金も下がります。

会社員時代との交通費(通勤手当)との違い

一方で会社員時代に言われていた交通費とは、たいていが通勤手当・交通手当のことで、会社によって違いはあれど、月に決まった金額が支給されたり、領収書と引き換えにかかった費用を会社が負担してくれていることです。

こう考えている方もほとんどいないでしょうが、この会社員での交通費のような感覚で個人事業主としてかかった交通費を国やどこかの機関が負担してくれるようなことはありません。

個人事業主も交通費を経費に計上できる

冒頭でもお伝えしたように、自分でご商売をされている個人事業主の方であっても交通費は経費として計上することができます。

勘定科目は『旅費交通費』です。その名の通り、旅費や交通費のことですね。

すでにご存知でしょうが、これにより課税所得を下げることができ、結果的に税金を抑えることが可能になります。

事業で使った交通費のみ

しかし、交通費であればなんでもかんでも経費にできるかというとそうではありません。

あくまでも事業として必要だった交通費が経費として認められます。

事業では考えられないような高額な交通費が計上されていたら、税務署からも目を付けられて調査が入るかもしれません。

例えば、正月に実家に帰省して往復4万円の交通費がかかったとします。

「もしかしたらいけるかも…」と、経費計上した場合、正月という時期的にもそうですし、4万円という交通費としては高額な金額になりますので、かなり怪しまれると思います。

税務調査の結果、ただ単に帰省しただけだということが発覚した場合は追徴課税などの罰則を受ける可能性が高くなってくるでしょう。

取材や撮影などで遠方に出向いた交通費も計上可能

フリーとして個人で活躍されている方の中には、遠方まで出向いて取材や撮影などのお仕事がある方もいらっしゃると思います。

主観的にみてもどう考えても事業に関係する交通費ですので、経費計上をすることができますが、あまりにも高額な場合、こちらも税務署から目を付けられる可能性はあります。

その場合、きちんと事業として使ったということを客観的に証明できる成果物などがあると税務署からもきちんと認めてもらえます。

例えば、取材ならばその時のことを記事にしたもの。撮影ならば写真・画像データなどがあれば立派に証明することができるでしょう。

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経費計上できる交通費の種類とできないケース

ひとえに交通費と言っても様々な種類がありますね。

交通費と言えば、電車代やバス代がぱっと出てくるかと思いますが、他にも色々なものがあります。

業務関係で代金を支払っているのに経費として計上するのを忘れるようなことがないように、色んな種類の代金を交通費として計上できるということを頭の片隅に置いておきましょう。

交通費の種類

  • 電車代
  • バス代
  • タクシー代
  • 航空券代
  • 船賃
  • 回数券
  • 高速道路・有料道路代
  • ガソリン代
  • パーキング代(月極駐車場代などは地代家賃になります)
  • 宿泊費などは旅費として計上可(勘定科目は旅費交通費)

また、事業で自家用車を使っている場合、その車でかかるガソリン代や保険料、購入費用なども経費にすることができます。

ただしこの場合、事業用兼事プライベート用というようにどちらの目的で利用することがほとんどだと思いますので、全額を経費にすることは難しく、家事按分によって事業用として使った分の割合の金額を経費にします。

詳しくは以下の記事を参考にしてください。

【関連記事】
車両代を経費に!車購入前に知っておくことと減価償却・家事按分

交通費にできない支出

一方で、上の項目に当てはまっていても経費として認められない場合があります。

お伝えのように、事業とは全く関係ない個人的な遊びや旅行などで使った交通費ですね。電車賃であれバス賃であれ、事業と関係ないのに経費計上してはいけません。

また、会社員時代は社員旅行(慰安旅行)というものがあって、これは会社の経費(福利厚生費)として認められていましたが、個人事業主の本人だけや下でご説明する家族従業員だけでの慰安旅行も経費としては認められません。

家族従業員との旅行も原則NG

個人事業主の方の中には、ご家族を青色専従者として雇われている方もいらっしゃると思います。

お伝えのように、個人事業主の方が家族旅行を慰安旅行と銘打って経費にすることはできません。

しかし、取材目的で家族従業員の奥さんと遠方に出かけたり、取引先と家族ぐるみで仲良く一緒に旅行に行った場合(交際接待費)は経費として認められる可能性があります。

この場合は、物は言いようと言いますか曖昧な部分でもありますので、実際に税理士に相談してみることをおすすめします。

一般従業員の慰安旅行は福利厚生費で計上可能

反対に、家族ではない一般従業員を雇っている場合、この一般従業員との旅行は慰安旅行として経費(福利厚生費)にすることができます。

ただ、福利厚生費として認められるには、

  • 期間:4泊5日まで
  • 参加人数:従業員の半数以上
  • 金額:1人当たり10万円まで

という条件があります。国内旅行であればたいてい条件クリアできるでしょう。もしも海外旅行などを検討している場合、上記の条件分を事業主が負担して残りを従業員負担にすれば問題ありません。

交通費の経費に関するよくある疑問

基本的な考えは、ご説明のように業務で使った交通費はきちんと経費計上できるということですが、中には「これってどうなの?」という疑問が出てくることがいくつかあると思います。

こちらでは、そのような交通費と経費に関する疑問の中でよく見かけるものに対してお答えしていきたいと思います。

取材・撮影などでの出張をした場合

上でもお伝えしたように、取材や撮影などの出張で要した交通費に関しては経費計上が可能です。

ただ、どうしても高額になってしまうような方は、税務署からいったん指摘を受けるかもしれません。

そういった場合は出張の結果出来上がった成果物を提示するなど、客観的に説明できるようにしているといいでしょう。

出張の途中で観光をした場合

例えば、出張ついでに観光地にも立ち寄ったということは旅行好きな方であれば少しは考えたり実際に経験したこともあるかと思います。

この場合、出張地に向かうためのルートから大きくそれていなかったり、余計な泊数がかかっていなければ一緒に経費計上しても問題はないでしょう。

しかし、明らかに出張地から別の地域にまで向かった場合や余計に宿泊していると判断されれば、税務署から指摘を受ける可能性は高いです。

例えば、東京から博多(福岡)まで新幹線で出張で行ったとしましょう。途中の大阪でいったん寄り道して昼食や観光をしても東京~博多間の交通費であれば経費として認められるでしょう。

しかし、博多で出張のお仕事が終わった次の日に鹿児島まで行って観光をしてきた場合、博多~鹿児島間の交通費を経費に含めることはできません。

もちろん鹿児島で業務があれば経費計上できますが、出張ついでに観光での交通費もちょろまかしたてそれがばれてしまえば、追徴課税や最悪の場合脱税の疑いまでかけられてしまいますので、きちんと正直に申告するようにしてください。

自家用車を業務で利用した場合

プライベート用の自動車でクライアント先などに出向いた場合のガソリン代。こちらも経費として認められます。

ただし、認められる分は実際に業務で必要になった移動距離分です。仕事で自家用車を使っているからといってガソリン代全額が認められるわけではありませんので注意しましょう。

厳密に事業で使った燃料の量を調べることはできませんが、仮に税務署に質問されたときを想定してきちんと根拠を持って説明できるようにしておきましょう。

自家用兼事業用乗用車の駐車場代

交通費とは少し違いますが、業務で自家用車を度々使うことがある場合に毎月駐車場代を支払っているようでしたら、駐車場代を家事按分して経費計上することも可能です。

この場合、業務に使っている日数の割合分を経費として計上することが一般的です。

例えば、駐車場代が月1万円で1週間のうちだいたい2日程度業務で自動車を使っているのであれば、約3割の日数を業務で使っていることになりますので、駐車場代3,000円分を経費にできるといった考え方です。

そして、この場合の駐車場代は地代家賃として計上することになりますので、注意しましょう。

接待でタクシーなどを利用した場合

こちらが接待をしてお客さんをタクシーでお送りした場合などは、交通費などではなく、接待での飲食代を交際費で計上するように、タクシー代も交際費として計上することが通常です。

反対にこちらが接待されてタクシーで帰ったような場合、こちらは交通費として計上します。

このように同じタクシー代でも勘定科目が変わることがあります。

領収書を貰えなかった交通費の経費計上の方法

最後に、交通費に関しては領収書がでないケースも少なくありません。

領収書が無いからと言って経費にできないわけではありませんので、そのことを念頭に置いておきましょう。

出金伝票が領収書の代わりになる

交通費に限りませんが、領収書がない時の経費の証明は出金伝票で代用可能です。

出金伝票は文房具屋さんなどで数百円で購入できますし、Wordなどで自作しても問題ありません。

  • 日付
  • 金額
  • 交通機関名
  • 区間
  • 理由

などを記載します。

出金伝票で代用可能とはいえ、もちろん噓はいけません。税務署が交通機関などに問い合わせて裏を取ろうとすれば取ることもできますし、何かしらの矛盾があれば嘘だということも発覚します。

もしも嘘がばれた場合、悪質な脱税行為とも受け取られ重い罰則を受ける可能性も高くなります。ですので、嘘を付くことは当然ながらNGです。

また、1回数千~数万円の高額な交通費の場合は、証拠能力が高い領収書をもらうようにしましょう。

Suicaなどの電子マネーの場合

交通機関を常日頃から利用している方は、Suicaなどの電子マネーで交通費を支払っているケースも多いかと思います。

電子マネーで領収書が無いからといって、交通費に計上できないことはありません。

電子マネーの場合、利用履歴を発行することができますので、利用履歴が領収書の整理代わりになります。

いくら電子マネーでの利用のほとんどが業務関係の支払いであってもチャージした時点の金額を経費計上するのは間違いですので、注意しましょう。

チャージした金額は資産となり貯蔵品に該当します。そして、実際に利用した金額を旅費交通費として旅費交通費として計上することになります。

チャージした場合の仕訳帳の書き方

借方勘定科目 借方金額 貸方勘定科目 貸方金額
貯蔵品 10,000 現金 10,000
旅費交通費 1,000 貯蔵品 1,000

10,000円をSuicaにチャージしてそこから1,000円分の電車代を支払った場合、上のようにして仕訳帳に記帳します。

2行目で10,000円を現金でチャージしたこと。3行目でSuicaから交通費を利用したことを記入していますね。

まとめ

いかがでしょうか?

個人事業主の方であっても業務で必要になった交通費は経費として計上できますのでご安心ください。

また、最後にお伝えしたように領収書が無くても出金伝票を作成すれば経費計上も可能です。1回の金額は数百~数千円と少額かもしれませんが、塵も積もれば山となります。

今回の内容を参考に賢く経費計上して所得を上手に抑えていただければと思います。

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