領収書の保管期限ととっても簡単な保管方法

個人事業主の方は、領収書を保管しておかなければならないことはおおむね理解しているかとは思いますが、実際にどれくらいの期間をどれくらいきちんと整理して保管しておけばいいのか？という疑問があるかと思います。

そのようなことに頭を悩ませ、「とりあえず後で…」と思っているうちに、どんどん領収書は溜まって…。

こんな状況でついにはこの記事にたどり着いたんだと思います。

結論から申し上げますと、保管期限は5～7年。そして、領収書の保管方法に細かい決まりがありませんので、かなり雑にまとめて保管しておいても問題はないのです。

今回は、領収書の保管期限と保管方法、そして保管する際にここさえ抑えておけば良いポイントをお伝えしたいと思います。

領収書には保管の期限が設けられている

まず、領収書の保管については国税庁によって決められています。保存期限と併せて知っておきましょう。

なぜ領収書の保管が必要なのか？

そもそもなぜ領収書を保管しなければならないの？と思う方もいらっしゃるでしょう。

確定申告の時に、特に税務署に領収書を提出する必要はありません。じゃあなぜ領収書を保管しておくかと言うと、もし税務署からの調査が入った時に計上した経費を証明するための書類になるのです。

例えば、確定申告から2年後に税務調査が入って、そこで領収書がなかったとします。そうなると過去に計上した経費があった事実を証明できませんので、間違って申告（もしくは虚偽の申告）をしていたと判断されます。

領収書の保管にはそれぞれ以下のような期限が決められていますので、その間はきちんと保管して、もし税務署職員が来た時もきちんと説明できるようにしておきましょう。

個人事業主の場合

個人事業主の場合、白色申告もしくは青色申告で確定申告を行いますが、確定申告の方法によって領収書の保管期限も変わってきます。

参考：「記帳や帳簿等保存・青色申告｜国税庁」

白色申告の保存期限

白色申告で確定申告した年の領収書は5年間の保存期限が設けられています。

青色申告の保存期限

青色申告で確定申告行った年の領収書は７年間保管しなければなりません。ただし、前々年分所得が300万円以下の場合は5年間となります。

法人の場合

法人の場合も領収書の保存期限が設けられており、その事業年度の確定申告書を提出したその翌日から７年間となっています。

参考：「帳簿書類等の保存期間及び保存方法｜国税庁」

領収書の保管方法

5～7年分の領収書となれば、相当な量になってきますね。

それをなるべく分かりやすく、それを余計な手間をかけずにスマートに保管したいところです。

こちらでは、領収書の保管方法についてご説明していきます。

領収書の保管はざっくりでOK

まず、冒頭でも簡単にお伝えしていましたが、領収書の保管方法についてはかなりざっくりで構いません。

中には領収書を日分けして、項目ごとに分けて…と、とても分かりやすく分別している方もおられますが、保管された領収書をチェックする人は税務署職員になります。

「税務署は敵だ！」というわけではありませんが、税務署のために時間や労力を使うくらいならばその時間や労力を自分のビジネスやお客様のために費やすことが本筋ではないでしょうか。

下で具体的な方法はお伝えしますが、例えば封筒に保管するのであれば、次ごとに封筒を用意して後はその中に領収書をどんどん突っ込んでいくだけで十分です。

領収書の保管方法

こちらでは具体的な領収書の保管方法をお伝えします。

封筒などで保管する

おそらく一番簡単に領収書を保管しておける方法でしょう。

封筒はわざわざ購入しなくても、銀行のATMなどに置いてある紙幣用の封筒などサイズも十分ですね。

上でもお伝えしたように、月ごとに１つの封筒にまとめ、さらに１年分を大きな封筒に入れておけばスッキリまとめることもできますし、そこまで手間もかからないかと思います。

ノートに貼って保管する

少し手間はかかりますが、後から見返すために探しやすくなる保管方法。

ノートへの貼り方は人それぞれですが、日付が若い順から貼っていくなどすれば目的の領収書も探しやすいですね。

複数人で事業を行っているような場合は、ノートなどの他の人にも分かりやすい方法で保管することもありですね。

ファイリングして保管する

最近では領収書専用の保管ファイルも販売されています。法人など組織が大きくなってくるにつれて、経理や事務の方を雇ってファイリングなどして厳格に保管して自分たちでもどこに何があるかを把握しやすいようにしておいても良いですね。

データとして保管する方法もある（主に法人）

また、保管する領収書などの量が莫大になってくるような場合は、サーバやDVD、CDなどの電子データで保管することも可能です。

ただ、この場合は事前に申請をして承認を得る必要があります。

領収書の分け方

また、領収書を保管しておく時にどのように分類しておけばいいのか？と思われる方も多いと思います。

こちらでは、領収書の主な分類方法についてご説明します。

月ごとに分ける

一番多くの方に該当してきて簡単な分類方法ですね。

個人事業主の方であれば、1カ月の領収書がとんでもない量になるというようなこともそうそうないかと思いますので、この分け方で十分にすっきり保管できると思います。

項目ごとに分ける

性質の違う複数の分野や事業を行っている場合、領収書の種類で分けておくのもいいかもしれませんね。

どこでどのような支払いをしているのか、自分で把握するにも役に立てることはできるでしょう（ただ、仕訳帳などを付けれいればそれだけでも十分ですね）。

取引先ごとに分ける

取引先が決まっていて、ある程度毎月の支払先がきまっているような場合、取引先ごとに領収書や請求書を分ける方法もありですね。

このような分け方をしておくことで、業者ごとにコスパを把握したり他の業者との比較もしやすくなってきます。

領収書を紙で保管しなくてもよい電子帳簿保存法とは？

上でもお伝えした、かなりざっくりした方法でも領収書の保管方法としては十分です。

しかし、最大7年分の領収書の保管ともなると、それだけでも量がかなりのものになってしまいますね。

個人事業主規模の方であればなんとかなるかもしれませんが、法人であったり領収書の数が多い方であれば数年過ぎたあたりから置き場所を確保することでもうんざりしてくるかと思います。

そこで電子帳簿保存法の要件を満たせば、領収書でも紙媒体ではなく、電子記録として保管しておくことも可能となったのです。

スマホなどでのスキャンでの保管も可能

以前は紙媒体のスキャンのみが認められる要件でしたが、2016年の電子帳簿保存法の改正により、スマートフォンやデジカメなどでスキャン(撮影)したものも電子記録として保管できる対象となりました。

これにより、電子記録として領収書を保管する敷居も下がったわけですが、結論を言うと、手続きやコストのことを考えるとそこまでおすすめできる内容ではありません。

一応このようなやり方もあるよというご紹介に留めておきたいと思いますし、ここ数年の時代の変化に対して電子帳簿保存法も改正をしていっていますので、今後さらに分かりやすくなってきたときに実際に電子記録での保管をやってみるのも良いでしょう。

電子帳簿保存法はハードルが高い

では、なぜあまりおすすめできないかと言うと、手続きが面倒であったり、確認作業(タイムスタンプ)などで余計なコストがかかってしまうからです。

3ヵ月前の申請が必要

まず、電子帳簿保存法で領収書を保管するためには、事前に申請書を提出しなければなりません。しかも、3ヶ月前までにです。

領収書を保管するための申請で3ヶ月も待つなんて、それだけでまず抵抗があるというかやる気がそがれてしまいますね…。

申請が面倒

申請するための書類が、「国税関係帳簿の電磁的記録等による保存等の承認申請書」です。実際にリンク先を見ていただければ分かるように、やたら長い上によく分からない…。

実際に使用する電子機器の名称やプログラムの概要など、見本を見たり説明を受けながら書かないととても書き終わりそうにないくらい複雑です。

後で説明する会計ソフトなどを使えば、書き方の手順はある程度分かりますが、もう少し分かりやすくして欲しいというのが本音です。

著者は、この申請書を見た時点で「あ。まだ紙のまま保管しておこう」と心に決めました。

タイムスタンプが必要

さらに、電子帳簿保存法で電子記録として保存するために認められる要件に、タイムスタンプが必要になります。

タイムスタンプとは、簡単に言うと、改ざんを防ぐためにその時刻に電子記録があったことを証明するためのシステムです。

いくらスマホでの記録が可能になったとはいえ、このタイムスタンプが押されていないと認められないことになります。そしてこのタイムスタンプを押すシステムを個人だけで作ろうとするのは、プログラマーなどでない限り無理に等しいでしょう。

会計ソフトで実現可能にもなるが…

しかし、最近の会計ソフトでは、電子帳簿保存法に対応したサービスも展開しており、上記でお伝えした申請書の書き方の手引きやタイムスタンプを押してくれる機能が付いています。

ただ、問題なのがどの会計ソフトもだいたいが有料プランでのサービス提供。さらに言えば、値段のグレードも高いプランです。

通常のプランよりも月額1,000～3,000円ほど高くなりますので、わざわざ領収書を電子記録で残すだけでそこまでお金をかけるか？と言うと、悩みどころですね。他に一緒に使える機能があったり、事業規模が大きければ検討しても良いのですが…。

それでも、会計ソフトそのものは、無料である程度使える部分もありますし、個人事業主であれば月額1,000円未満で確定申告や日々の経理作業がかなり楽になるので、お試しで使ってみるのは十分アリだとは思います。

領収書を保管するときに抑えておきたいポイント

最後に領収書を保管するときにここだけ注意しておきたいところをお伝えしていきたいと思います。

なんでもかんでも領収書を貰い過ぎない

どうせ経費扱いができない領収書をわざわざ貰っておかないことも領収書を整理するためのコツです。

「これはどうにかして経費扱いにできないか」と、欲が出てついつい貰ってしまいがちな領収書ですが、経費にできないものは不正でもしない限り簡単にはできないです。

例えば、昼食で食べた牛丼1人分はどう頑張っても経費扱いにすることは難しいでしょう。

そのようなところもきちんと領収書を取っておく意識は素晴らしいのですが、どうしても経費扱いに出来ない領主書まで取っておくことで、返って領収書の整理で手間がかかってしまいます。

経費扱いにしない無駄な領収書をきっちりその日のうちに処分することは、領収書をすっきり整理させるためのコツです。

保管の前に記帳をすること

上でお伝えしたように、領収書の保管はざっくりと封筒に入れておくだけでも十分なのですが、その場合は保管する前にきちんと仕訳帳などに記帳しておくと後々必要な領収書を探し出して…といった無駄な作業が増えないかと思います。

個人事業主の場合、確定申告を青色申告で行うことが多いかと思いますが、その場合は『記帳→領収書の保管』としていく習慣を付けていきましょう。

領収書の文字消えに注意

領収書によっては、レジのレシートのような感熱紙に印刷されたものもあります。そこで心配になることが、年数が経つことによる文字消えです。

上記で領収書の保存期間は5～7年とお伝えしましたが、その間に領収書に書かれた内容が消えてしまう恐れがあります。

などの方法を取れば万が一印字が消えても変わりとなります。ただ、少し手間がかかりますね。

手書きの領収書をもらうようにしておくことで、感熱紙の熱や光による印字消えを防ぐこともできますし、感熱紙の領収書であっても熱や光がないところに保管することで印字が消える可能性を下げることはできると思います。

まとめ

いかがでしょうか？

今回の内容をまとめると、領収書の保存期間は5＝7年。

そして、保管方法に特に決まりはないので、最悪箱の中などに突っ込んで保管しておくだけでも失くさなければ問題ありません。

ただ、事業規模が大きくなって領収書の量も増えるにつれて、管理や分析のためにノートやファイリングなどの保管方法も試していってください。

また、電子記録での保管も電子帳簿保存法の改正で一応可能にはなりました。現在、使い勝手が悪いのでおすすめできませんが、今後さらに分かりやすくなったら紙での保管からの卒業を検討しても良いでしょう。