自営業なら知っておきたい領収書の知識｜必要性やもらい方・保管方法

「自営業になったら、領収書をもらって経費にする」ということはある程度認識している方が多いと思いますが、なぜ領収書が必要で、もらった領収書はどのように扱うのかまで分かっている方も少ないと思います。

今回は、自営業の方に知ってもらいたい領収書の必要性や貰い方、保管方法についてご説明します。

自営業にとって領収書はとても大事｜必要性と保管期間

まずは、自営業にとって領収書の重要性についてご説明します。

領収書には保管義務がある

そもそも、確定申告を行う自営業者には領収書の保管義務があります。保管期限は確定申告の方法によって違いますが、最低でも5年分の領収書は保管しておかなければなりません。

• 白色申告…5年間
• 青色申告…7年間

確定申告で領収書を提出する必要はありませんが、万が一税務調査が入った時に領収書が保管されていないことで、申告漏れとして追加で税金を納めなければならない事態にもなり得ます。

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「領収書の保管期限ととっても簡単な保管方法」

経費を使ったら領収書が必要

当たり前のことですが、自営業者が経費を使ったなら領収書をもらう必要があります。領収書の存在は、「どこで何にいくら使われたか？」を証明する重要な書類です。

繰り返しになりますが、税務調査などで領収書が提示できないことで、経費を実際に使ったことが証明できず、結果的に追加で税金が課せられることもあるのです。

経費計上することで税金が下がる

そもそもなぜここまで経費が重要かと言うと、経費が増えることで自営業者が納める税金を下げることができるからです。

税金は『課税所得』に税率をかけて決まるものが多いのですが、課税所得は「売上－経費」で求めます。経費を増やすことで課税所得を下げて、税金も下がるという理屈ですね。

自営業が領収書をもらう時の注意点

自営業の方がしっかり経費計上するためには、領収書をしっかりもらっておく必要があります。こちらでは、自営業者が領収書をもらう際の注意点をご紹介します。

経費にできるものは事業と関係ある支払いのみ

たまに、なんでもかんでも領収書をもらっておく方がいますが、自営業者が経費とできる支払いは、ご自身の事業に関係ある支払いが原則です。

例えば、家族とレストランに行った飲食代やプライベート旅行の交通費などは、事業と関係なければ経費にできません。

経費にできませんので、領収書をもらったところで意味はありません。他の領収書と混ざって管理が面倒になってきますので、経費にできない領収書はあらかじめもらわないことも1つの工夫です。

経費漏れを防ぐことが大事｜最初はとりあえずもらっておく

ただ、自営業になったばかりの時は、どの費用が経費にできるか・できないかの判断も難しいですし、これまでの習慣でもらい忘れも案外あります。

まずは、全ての領収書をもらっておくクセを付け、後から選別する方法でも良いでしょう。まず大事なことは、経費の抜け漏れを防ぐことですからね。

経費として忘れられやすい支払い｜家事按分をしっかり知っておこう

自営業になったばかりの方が特に忘れてしまいがちなのが、『家事按分』での支払いです。家事按分とは、事業用・プライベート用どちらでも使っている物やサービスに対する支払いの一部を経費にすることです。

自宅家賃や携帯電話料金などが代表的なもので、家事按分としてしっかり経費にしている場合としていない場合とでは、年間で税金も数万円から数十万円変わることがあります。

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「家事按分とは？家事按分できる支払いや比率の計算方法・帳簿の付け方ｖ」

領収書で記載してもらう内容

• 宛名
• 日付
• 金額
• 支払い内容(但し書き)
• 発行者名・住所・電話番号・押印
• 収入印紙(5万円以上)

領収書をもらう際には、上の内容を記載してもらうようにしましょう。通常、領収書を発行する側もレジ設定やマニュアルなどできちんと記載してくれるように対応してくれますが、もらう側もしっかり確認しておきたいですね。

宛名は、屋号名もしくは自営業者本人の名前を記載してもらいます。

接待交際費は特に詳細を残す

領収書には上記の情報があれば基本的に問題ありませんが、接待交際費としての飲食代に関しては、さらに詳しい内容を残しておくことをおすすめします。

接待飲食代は、プライベートでの飲食代と判断が付きづらく、金額が多すぎると税務署からも目を付けられることがあり得るからです。仮に目を付けられたとしても、詳細を説明できれば、問題なく経費と認められるでしょう。

• 取引先の社名
• 参加者の名前
• 参加人数
• 接待飲食の目的

もらった領収書の裏でも結構ですので、以下の情報もメモしておくと万全です。

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「接待交際費にできるもの・できないもの｜個人事業主と法人での違い」

領収書が貰えない場合の代用

支払い先や支払い方法によっては領収書が貰えないケースがあります。「絶対に領収書が必要」というわけではなく、領収書以外にも以下のもので支払いを証明することが可能です。

レシートでもOK

支払いを証明するのであれば、領収書が正式な書類のようなイメージがありますが、実は通常のレシートでも問題ありません。むしろ、商品名や購入点数などの詳細までかかれている分、レシートの方が分かりやすいこともあります。

もらえない場合には出金伝票で代用可能

公共交通機関やご祝儀・香典などは領収書をもらえないことも多いですよね(事業に関係ある人物へのご祝儀・香典なども経費になります)。

領収書がどうしてももらえない場合には、文房具屋などに売っている『出金伝票』で代用できます。

• 日付
• 金額
• 支払い先
• 用途

出金伝票を書く際も、上記の情報が分かるように残しておきましょう。

自営業が領収書を整理して保管する方法

最初の方で領収書には5～7年の保管義務があるとお伝えしました。数年分の領収書となれば、きちんと管理していないことで紛失してしまうおそれがあります。

だからといって、わざわざノートに貼り付けて詳細をメモして…などとやっていると、手間もかかりますよね。

事業規模にもよりますが、自営業の方であれば領収書を封筒にまとめて分けておくだけでも十分な保管方法です。

まずは、領収書を財布の中や車のダッシュボードの中など、あちこちに置いておくクセを無くしましょう。１ヶ所にまとめておきます。

毎月の終わりには定期的に領収書を月割で封筒に入れておきます。そして最後に、確定申告の時期に1年分の領収書をまとめます。

毎日のように領収書を貰うような事業でもない限り、こちらの方法で十分ですし、手間もかからず簡単です。

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まとめ

自営業の方は5~7年間領収書を保管しておく義務があります。確定申告での提出の必要はありませんが、税務署からの調査が入った時などに提示を求められる場合があります。

税金を抑えるためには、しっかり経費計上することが大事ですが、経費を使った証明として領収書が役に立ちます。どのような支払いでも経費にできるわけではありませんが、自営業になったばかりの方は、判断も付きづらいと思いますので、まずは領収書をしっかりもらっておく習慣を付けておきましょう。