今回は飲食店の運営で必ず必要な「シフト」に関して使えるアプリのご紹介、その他シフト管理方法など実際にすぐ活用できるテーマでお伝えしていきます。
人件費に関しても直接関わってくる部分ですので必見です。
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無料で受けられる
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シフト制とは？
まずはシフトに関しての簡単なご説明からしていきましょう。
シフト制とは曜日固定制ではなくスタッフの希望日時、お店側の求める日時に合わせて勤怠スケジュールを決め働く働き方です。
今やほとんどの飲食店がこの「シフト制」を取り入れていますね。学生の方は学校終わりから3~4時間で短時間でのシフト、フリーターの方は社員さん並みの長時間勤務などスタッフのプライベートや希望に沿わせることができる点が魅力的ですね。
お店側としても売上見込みの悪い日に関しては事前にスタッフ人数を少なくしたシフトにしたり、逆に繁忙日に関してはいつもよりも多めに人数を組んだりと柔軟な対応や人件費の管理にも役立ちます。
シフト管理が捗るアプリ3つ
スタッフの勤怠や人件費を管理する上で便利なシフト制ですが、アルバイトやスタッフのシフトを管理する時、様々な機能がある便利な「無料アプリ」をご紹介していきます。
今現在手書きで管理、、という方がいたら是非試してみてはいかがでしょうか？
シフトボード
画像引用元「シフトボードHP」
概要
| 月額費用 | 無料 |
| 対応 | iOSデバイス用 |
| 運営会社 | Recruit |
機能
- シフト入力機能
- 給与計算機能
- アラート通知機能
- グループ共有機能（シフト表の共有やメッセージ）
特徴
アルバイトが個人的に管理するのにも使えるのですが、共有機能が付いているのでお店の店長さんやオーナーさんとしても使いやすい機能が充実していますね！
LINEのようにグループメッセージ共有機能もあるので急な変更などの伝達や連絡に関しても使えるアプリになっています。
給与計算機能に関しても「交通費」「休日出勤」「深夜給与」「残業手当」などの対応もしているのでしっかりとした管理がこのアプリ一つで可能になりますね。
iPhoneやiPadのiOSのみの対応なところが残念ですね。
シフオプLite
画像引用元「シフオプLite HP」
概要
| 月額費用 | 無料 |
| 対応 | パソコン・タブレット・スマートフォン（ガラケー以外対応） |
| 運営会社 | Recruit |
機能
- シフト入力機能（30名以下）
- 勤務合計時間表示
- グループ共有機能（シフト表の共有やメッセージ）
- 時給設定機能
特徴
25000店舗以上の利用店舗を実績として持ち、シフトの作成から管理までを全てオンライン上で行うことができます。スタッフのシフト提出も24時間いつでもどこからでも提出や確認が可能なのでとても便利ですね。
作成者としては時間チャートを見ながらのシフト作成機能や、勤務の合計時間があることで理想のシフト作成の助けになりますね。
※時間チャート機能
※勤務合計時間確認
こちらは無料版なので「1店舗で30名以下の人数」の店舗をお持ちの方におすすめなので、飲食店開業時の方に特におすすめです。
上位アプリとして「シフオプ」というアプリが月額300（1ユーザー、税別）であるのですが、人件費の管理や複数店舗間でのシフト調整、管理権限設定などのさらに細かい機能も付いてくるので、お店や会社の状況に合わせて利用するのもいいですね。
シフト手帳Pro Free
画像引用元「シフト手帳Pro Free itunesページ」
概要
| 月額費用 | 無料 |
| 対応 | iOSデバイス用 |
| 販売元 | masataka kobayashi |
機能
- シフト入力機能
- 給与計算機能
- アラート通知機能
- メモ機能
- 給与明細レポート
特徴
アルバイトやスタッフ側の利用するアプリなのですが、ある程度シフトの時間帯が固定されているお店（早番、遅番など）であれば、こちらのアプリを利用するとほぼワンタッチでスケジュールを打ち込むことができます。「シンプルに」「簡単に」管理できるアプリです。
お店のサイズが小さい、スタッフが少ない店舗に関しては機能重視よりもシンプルに管理できる方がはるかに効率的に管理でくると思いますのでおすすめです。
キャパの小さい飲食店を開業時の方は是非参考にして見てください。
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アプリ以外のシフト管理の方法
上記でご紹介したアプリ以外のシフト管理方法をお伝えしていきます。
実はまだまだ飲食業界はアナログなところが多く、シフト管理に関しては「紙」で管理している店舗が多いのです。
飲食店.COM（参照HP 「飲食店.COM」）が調査をしたデータをもとに解説していきます。
≪調査概要≫
- 対象：飲食店.COM会員（飲食店の経営者、運営者）
- 回答数：200名
- 調査期間：2017年5月16日～2017年5月21日
- 調査方法：インターネット調査
スタッフのシフト管理の方法に関してのデータグラフですが、一番多かったのが「紙」全体の半分以上の方がアナログな管理方法です。ついでExcelなどのOfficeツールが43%、上記で解説したアプリやwebクラウドの管理ツールが6.5%でした。
著者個人的には紙に関しては無くしてしまうリスクや共有に関しても時間がかかるので、オススメしません。アナログ荒野脱却をしていきましょう。なので下記では各自、各店舗である程度のスキルや知識があれば自由自在なExcelでの管理方法をお伝えしていきます。
Excel勤怠
実は著者もExcelをずっと使っていたので、その時のメリット・デメリットをお伝えしていきたいと思います。インターネットで検索するとテンプレートのフォーマットなども多くあり、うまく活用すればお手軽に作成可能ですので是非参考にしてみてください。
メリット
欲しい情報、項目、計算式の挿入などを駆使して自由なシフトを作成することが可能。
特に単日、半月、1ヶ月での人件費の管理なども計算式を盛り込み管理できるのでシフト作成の段階で事前に人件費管理が可能です。
また、フォーマットさえ作っておけば、あとは週ごと月ごとに日時や曜日を変えるだけなので、効率化も図れます。
デメリット
共有（スタッフのシフト集め、掲示）ができないのでLINEなどのツールを使い共有、収集作業をする必要があり、編集作業に関しても手間がかかります。多店鋪経営する際に一つ一つ管理しなくてはいけない点も気になる点でした。
何よりもフォーマットを作成するスキルや知識が必要になってきますのでPCに詳しくない方にとってはちょっと難しくなってきます。
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シフト管理をするにあたっての心得
最後にシフトを作成する際のpointをまとめておきます。どんないい機能がアプリやフォーマットにあってもここを抑えなければ意味がないので気をつけましょう！
詳しくスタッフ管理やシフト、求人に関しての記事も下記リンクに貼っておきますので、是非一緒に読むことで意識を強く変える事が出来ると思いますのであわせてご覧ください。
参考記事「飲食店開業時の3つの求人の方法と採用時のポイント」
シフト提出日、期限を設ける
スタッフのシフト提出がなくてはシフト自体作成ができなくなってしまいますよね。基本的なところですがしっかりとお店としてのルールを設けたりすることで提出遅れがなくなり、スムーズに作成に移れますので必ず作りましょう。
適正なシフト期間
大体の店が1ヶ月/半月/10日/一週間などのどれかでシフトの期間を設けると思います。
お店の状況やスタッフの声をしっかりと反映した期間を設定することで、急な欠員や人件費の調整などにも役立つのでご自身のお店のシフト期間に関してはしっかりと作りましょう。
適正なシフト人数
人件費の管理の観点ももちろんなんですが、繁忙日に少ない人数のシフトにしてしまったらどうなるか？？働いてくれているスタッフに負担がかかり労務環境に関しての不満、ゆくゆくは退社の原因にもなりえます。
無理な人数のシフト設定や勤務時間などは必ず避けましょう。シフト作りから働きやすい職場作りは始まります。
まとめ
いかがだったでしょうか？まだまだ飲食業界はアナログですが、効率的に活用することでお店作りにも活かせるので柔軟な考えで経営していきましょう。
特に開業時の方に関しては便利なアプリやソフトも無料でたくさんありますので積極的に活用することをオススメします！
今回はアプリのご紹介をしましたがご自身のお店に合わせて、状況に合わせて参考にしていきましょう。個人的意見ですがスタッフにもヒアリングして、みんなが使いやすいものを使うことが大事です。
経営目線では使いやすいけど働いているスタッフにとっては、、っていう状況を未然に防いでいきましょう！
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