会議費と接待交際費の違い｜2つの具体例と会議費にするメリット

会議費とは、その名の通り会議で必要になった資料の作成費用や会議の場所代を払った時などに使う勘定科目のことです。

それだけならシンプルで分かりやすい会議費の計上ですが、少し紛らわしいことに飲食代も会議費に含めることができます。同じ飲食代の計上として、接待交際費と「どっちにしたらいいんだ？」と、迷われている方も多いかと思います。

今回は、会議費と接待交際費の違いを主にお伝えして、どういう場合には会議費でどういう時は接待交際費なのか？を具体例を挙げながら解説していきたいと思います。

また、「飲食代は全部接待交際費でもいいのでは？」と思われているかもしれませんが、法人であれば会議費として処理した方がメリットが多いです。会議費にするメリットも一緒にお伝えさせていただきます。

会議費とは？会議費と接待交際費の違い

冒頭で会議費の簡単な概要はお伝えしましたが、一番気になる部分が接待交際費との違いではないでしょうか？

こちらの項目では、会議費と接待交際費についてもう少し詳しくご説明して、2つの違いについてお伝えしたいと思います。

会議費とは？

会議費とは、会議のための資料作成や場所確保のためにかかった費用を経費にする時の勘定科目のことです。後で具体例はいくつか挙げますが、これは特に詳しく説明しなくてもなんとなく会議費になることは分かりますね。

また、会議の時にかかった飲食代なども会議費にできます。会議の時に配るような飲み物やお弁当の費用なら会議費の飲食代としてイメージしやすいのですが、飲食店で外部の方と打ち合わせをした時も会議費になることがあります。

この外部の方との飲食代が接待交際費との違いを判断しにくいですよね…。違いについては後ほどお伝えします。

接待交際費とは？

接待交際費とは、取引先や仕入先などの外部の方との接待や供応などの良好な関係を続けていくためのお付き合いでかかった費用のことを言います。

代表的なものが接待などでの飲食代ですね。それ以外にも、接待ゴルフやお歳暮などの贈り物の費用も接待交際費になります。

【関連記事】
「接待交際費にできるもの・できないもの｜個人事業主と法人での違い」

そして、この接待交際費での飲食代が、先ほどの外部の方との打ち合わせなどの会議費と似ています。2つを分ける違いにはどのようなものがあるのでしょうか。

会議費と接待交際費の違いを分けるのは『5,000円』のライン

外部の方との飲食代を会議費にするか接待交際費にするかを分ける1つの大きな基準として、１人当たり5,000円のボーダーラインがあります。

このように、基本的には1人当たり5,000円を超えたか否かで処理の方法も変えます。

つまり、4人で飲食店で打ち合わせをして、お会計が16,000円(1人4,000円)なら会議費。24,000円(1人6,000円)なら接待交際費。といった金額での分け方ができますね。

飲食代を会議費にするために必要な情報

他の経費にする時も領収書を取っておいたりときちんと使った証拠は残しておくのですが、飲食代を会議費にする時は少し厳しく、

をきちんと残しておく必要があります。日付や金額、店名は領収書に書かれているから問題ないでしょうが、参加人数や参加者などは当人しか分からず後で思い出そうとしても忘れてしまう可能性大ですので、その都度メモなり書類を作るなりして管理しておくようにしましょう。

会議の場所も判断材料のひとつ

大抵は金額で会議費か接待交際費かを分けますが、場所によっては会議費と認められない場合もあります。

社外での会議と言えば、貸し会議室やホールが通常で、飲食店となれば喫茶店やレストランなどでしょう。

お酒の提供が主になる場所は、会議場所としてはふさわしくないとして会議費として認められず接待交際費になることもあります。

居酒屋くらいならまだギリギリ会議費になるかと思いますが、バーやクラブにまでなると会議費にするには難しくなってきます。

法人が会議費で計上するメリットは接待交際費の制限があるから

「わざわざ会議費にせずに、外部の方との飲食代は接待交際費でいいじゃない」と思ってしまいますね。

確かに接待交際費に上限がない個人事業主の方であれば、それで問題ないのですが、法人の場合は少し違います。

法人の場合

という接待交際費の制限があります。

この制限に引っかかりそうになり法人は個人事業主同様そこまで気にすることではないのですが、制限ギリギリの法人や大企業は飲食接待費もかぎられていますので、なるべく会議費として処理した方がより多くを損金算入することができるのです。

会議費と接待交際費の具体例

それではこちらでは、具体的にどのような支払いが会議費や接待交際費にできるのかをご紹介していきたいと思います。

会議費の具体的な支払い例

会議にかかった費用

度々お伝えしていますが、

など、会議でかかった費用は会議費にできますね。

また、会議の時に提供した飲み物や軽食などの費用も会議費になります。

打ち合わせなどでの飲食代

お伝えの通り、外部の方との飲食代は1人当たり5,000円以下であれば会議にすることができます。

また、外部の方がおらず社内の人だけで打ち合わせや会議を飲食店で行った場合の費用も会議費として計上可能です。この場合、5,000円の基準はありませんが、社会通念上1人3,000円程度までが妥当だと言えます。

個人事業主でも使える会議費

個人事業主の方でも、上のようなケースがあれば会議費にすることができますし、もし1人で仕事をしてる方がカフェなどで作業をした場合、ここでの飲食代も会議費にすることが可能です。

特に1人事業をされている個人事業主は、事務所を持たず外で作業や打ち合わせをすることも多いかと思いますので、きちんと経費にできるということを覚えておきましょう。

接待交際費の具体的な支払い例

外部の方との接待交際費

接待飲食費であれば接待交際費にすることが正しいのですが、お伝えしたように5,000円以下の飲食代であれば会議費にすることもできます。

来社した外部の方へのお弁当・お茶代

外部の方が来社して、お弁当やお茶などをお出しした時の費用も接待交際費にすることもあります。打ち合わせなどで来社されて、そこで飲食したなら会議費にするなど、場所や目的で分けましょう。

外部の方を招いたパーティー

外部の方を招くようなパーティーを催した場合、ここでかかった費用は接待交際費となります。

外部の方への贈り物

飲食代とは関係ありませんが、他にもお歳暮などの外部の方への贈り物にかかった費用も接待交際費にできます。

会議費にも接待交際費にもならないケース

上と同じような飲食代であっても、参加する人や目的によっては会議費にも接待交際費にもならないケースがあります。

社内の人物のみで行われる飲み会です。

社内の大半の人物が参加している飲み会ならば、福利厚生費にすることができますが、一部の人しか参加していないような飲み会であれば、会議費はおろか福利厚生費にすることも難しいかと思います。

【関連記事】
「福利厚生費にするための条件と福利厚生費にできる支払いの種類まとめ」

会議費はあくまでも会議や打ち合わせに要した費用。

いくら社内の人物で集まった時の飲食代だったとしても、金額がそこそこしたり、お酒の提供が主なお店での飲食であれば、とうてい打ち合わせなどとは言えないでしょうから経費にも認められないことになります。

まとめ

今回は、会議費についてお伝えしました。

会議に関して使った費用は当然会議費にできますし、飲食代でも今回お伝えしたような条件内で会議費にすることが可能です。

特に法人の場合は接待交際費に制限がありますので、上手く金額をコントロールして会議として損金算入していくことをおすすめします。

また、個人事業主の方であってもカフェでの作業でかかった費用などを会議費にすることができます。ちょっとした金額ですが塵も積もれば山となりますので、ぜひきちんと領収書は取っておくようにしましょう。