経費帳とは、仕入にかかった費用以外の必要経費を勘定科目ごと記録した帳簿のことで、確定申告をするときに必要な帳簿です。

仕入れ以外にも、電気代や通信費、消耗品など事業に関係ある支出がある方がほとんどでしょうが、そのことを経費帳にきちんと記帳して申告することで税金も抑えられます。

今回は、節税対策にも欠かすことのできない経費帳の必要性や書き方、実際の作り方、どのような項目が経費としてあつかえるのか(勘定科目)?などを説明します。

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経費帳の役割と経費帳を作る理由

まず最初に、経費帳はどんな役割があるのか、また経費帳を作る理由について見ていきましょう。

経費帳とは?

経費帳とは、販売目的で購入した商品代金(仕入)以外の必要経費を勘定科目ごとに記録した帳簿のことです。

必要経費とは、打合せに向かうためのタクシー代や取引先を接待するための飲食代など、所得を得るために使った費用と考えたらいいでしょう。

経費で税金を抑えたいならば経費帳は必要

経費帳がどういうものか分かっていただけたと思いますが、そもそも経費帳って作る必要があるのか気になるところですよね。

結果から申し上げますと、経費帳は作る必要があります。

個人事業主の方は確定申告をしなければなりませんが、確定申告の際にいくつか作成義務がある帳簿があり、経費帳はその中の補助簿の一つです。

ご存知の方も多いと思いますが、確定申告には白色申告と青色申告があります。いずれの方法で確定申告をしても経費帳は作成しておかなければなりません。

経費にできる支払いをきちんと申告することで、結果的に税金も大きく抑えられるようになりますので、経費帳の付け方はしっかり覚えておきましょう。

以外と経費にできる!経費に関する基礎知識

経費帳の書き方についてご説明に入る前に、そもそもの経費に関する基礎知識について簡単に説明しておきたいと思います。

すでにご存知の方も多いかと思いますので、そのような方は「経費帳(簡易簿記)の書き方」から読んでいただければと思います。

経費の勘定科目はどんなものがあるの?

そもそも、経費帳に記入する『経費』にはどのようなものがあるのか?という話ですが、こちらについては『勘定科目』というものがあります。

簡易簿記の記帳方法は、あまり簿記がわからなくても帳簿に記帳することが可能なのですが、経費帳は勘定科目を記入する必要があります。

全部を暗記はする必要はありませんが、どんな勘定科目があるのか何となくでも分かっておいた方がいいです。

一般的な経費の勘定科目をまとめると以下のようなものがあります。

水道光熱費 水道・電気・ガス代など
旅費交通費 電車・バス・タクシー・宿泊費など
通信費 電話代・はがき・切手・インターネット代など
消耗品費 文房具・用紙・ガソリンなど
使用期限が1年未満か取得価格が10万円未満の什器備品
接待交際費 取引先などとの飲食代・お歳暮の費用など
広告宣伝費 広告費用
修繕費 店舗・自動車・備品などの修理費用
地代家賃 事務所・店舗などの家賃
租税公課 消費税・事業税・固定資産税・登録免許税・印紙税など
従業者給与 青色申告の家族従業員に支払った給与
雑費 その他(他にも勘定科目はありますがそれらにも該当しないもの)

ただ、あくまでも経費と認められるものは、事業と関係があるものです。

家族旅行での交通費は経費として認められませんが、取材のために飛行機を使ったのであれば、経費と認められる可能性はあります。

ケースバイケースになりますので、具体的な経費については他の記事も参考にしてみてください。

▼「経費に関する他の記事

プライベート兼事業用の経費の場合の家事按分について

個人事業主の方は、自分のプライベートで使う物と仕事用に使う物が一緒になっている場合も多いのではないでしょうか?

よくあるものだと、携帯電話やインターネット料金などの通信費やパソコン購入などの費用です。

こういった支出の場合、家事按分(かじあんぶん)と言ってプライベート利用:仕事利用の割合で必要になった金額を経費計上することができます。

最近では、インターネットだけで仕事が完結する場合も多くありますので、自宅で作業(自宅を事業所)にしている方も少なくないかと思います。

その場合、自宅で毎月支払っている家賃も家事按分することができます。本来、プライベート目的で買ったものでも事業と関係あるものであれば、経費計上することができる可能性もありますのでしっかりと覚えておきたいですね。

【関連記事】
家賃を経費にする時の家事按分の方法

レシートや領収書の重要性

「経費で落とすなら領収書は必要」ということは、会社員時代も事業主になった後でも認識されていると思いますが、その通りです。

言い換えるのであれば、経費帳に記入する内容は、領収書などの証拠が残っていないと記入できないということになります。

領収書を確定申告などで提出する必要はありませんが、もし税務調査が入った時などにきちんと説明ができるように保管しておかなければなりません。

領収書の保管期間

個人事業主の領収書の保管期間は以下の通りです。

帳簿保管期間 領収書等保管期間
白色申告 7年 5年
青色申告 7年

最大7年分の領収書を保管となるとかなりの量になります。わざわざノートに貼り付けてきちんと整理して…、というようなことまでしなくても結構ですが、何年の何月分はどこにあるかくらいは分かるようにしておきましょう。

【関連記事】
領収書の保管方法

領収書がない場合

もし領収書を失くしてしまったりそもそも領収書をもらわなかったものに関しては、基本的に経費帳へ記入できません。

ただし、電車代やバス代などの領収書が発行してもらえないケースもあるかと思います。そういった場合は、領収書の代わりとして出金伝票を記入すれば問題ありません。

出金伝票へは、日付、支払先名、金額、内容等を記入しましょう。

経費帳(簡易簿記)の書き方

それでは、こちらでは経費帳の書き方を例を交えながら説明していきたいと思います。今回は、一般的な簡易簿記での書き方について説明していきたいと思います。

勘定科目ごとに記入していく

経費帳は経費を使った順に上から書いていくのではなく、まず勘定科目ごとにページを分けてから日付順に記入していきます。

ですので、上でご説明した勘定科目をある程度理解しておく必要があるのですが、会計ソフトを使えば自動で勘定科目を分別してくれるものもありますので、作業もラクになるかと思います。

現金出納帳・預金出納帳から転記する

経費帳への記入は、現金出納帳・預金出納帳に書いた内容を転記することが基本です。

ですので、経費帳の書き方の前に現金出納帳・預金出納帳の書き方を知っておくべきですね。

詳しくは以下の記事を参考にしてください。

【関連記事】
預金出納帳をつける理由と書き方・作り方

経費帳の記入例

では、いくつか例を出しますので、簡易簿記での経費帳の書き方を覚えてみましょう。

  1. 6/10にテーブル50000円を現金で購入した。
  2. 6/15に電気代5000円が預金口座から引き落とされた。
  3. 6/20に○○㈱との打合せのため、タクシー代1000円を現金で支払った。
  4. 6/23に文房具代1000円を現金で購入した。

①~④を経費帳のそれぞれの科目ごとに記入すると以下のようになります。

記入する箇所は、中央の勘定科目名、日付、摘要、金額(現金・その他)です。

消耗品費

日付 摘要 金額
現金 その他
6/10 テーブル 50,000
6/23 文房具 1,000

①のテーブルと④の文房具の勘定科目は消耗品費なので、中央に消耗品費と記入します。

水道光熱費

日付 摘要 金額
現金 その他
6/15 電気代 ○月分振替 5,000

②の電気代は水道光熱費になるので、水道光熱費と記入します。

電気代などの水道光熱費を自動引落しにしている場合は、摘要に○月分振替と記入しましょう。

金額欄は預金口座からの自動振替なので、その他へ記入します。

旅費交通費

日付 摘要 金額
現金 その他
6/20 タクシー代(○○㈱ △△行き) 1,000

③のタクシー代は旅費交通費なので、旅費交通費と記入します。

摘要欄は、○○㈱や行先も分かれば△△行きなどと記入しましょう。

経費帳の作成方法 3パターン

実際に経費帳を作る日が来る前に、作り方を覚えておきましょう。

経費帳作成には大きく分けると3つの方法がありますのでご紹介します。

ノートに手書きで作成

昔ながらのやり方で、ノートに手書きする方法です。

経費を使わなければもちろん書く必要はありませんが、経費を全く使わないって方はほとんどいないと思います。ましてや、帳簿は経費帳だけではないので、全ての帳簿となると結構大変になるでしょう。

でも、ものは試しで手書きしてみたいという方は、Amazonなどでも購入できますので試してみてください。

エクセルやテンプレートで作成

次にご紹介するのは、エクセルで作成する方法です。

手書きよりははるかにラクだと思いますし、手書きはノート代がかかりますが、エクセルは無料です。おまけに、無料でエクセルテンプレートを提供してくれているサイトもありますので、手書きが面倒という方にはおすすめです。

参考:「テンプレートの無料ダウンロード 経費帳

経費科目も自動入力!会計ソフトで作成

最後にご紹介するのは、会計ソフトで作成する方法です。

エクセルやテンプレートよりも、さらに簡単でラクに経費帳を作成することができます。

あまり簿記の知識がない方は、経費帳作成で不安に感じる点は勘定科目ではないでしょうか?

簿記が分かる方でも勘定科目を決めるのは悩むこともあるかと思いますが、最近の会計ソフトは領収書やレシートを自動で取り込み、勘定科目を提案してくれるという機能がついています。

書く手間や勘定科目を調べる手間も減り、かなりの時間短縮になるのでとてもおすすめです。

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まとめ

以上、経費帳とは?経費帳を作る理由と書き方・作り方でした。

簡単にまとめると

  • 経費帳は節税対策にとても重要
  • 簡易簿記での経費帳の書き方は簡単だけど勘定科目を覚える必要がある
  • 会計ソフトなら勘定科目を調べる手間も省けて時間短縮になる

経費帳は補助簿とは言え、節税のためにとても重要な帳簿です。

確定申告で帳簿作成は義務ですが、簿記の知識はすぐに身に付くというものではありませんから、少しずつやりながら覚えていきましょう。

でもやっぱり確定申告が不安だという方は、無料でお試しができる会計ソフトを是非使ってみてください。

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