現金出納帳(げんきんすいとうちょう)とは、事業用の財布や金庫で管理している現金の動き(入出金)を日付順に記録し現金残高を管理する帳簿で、確定申告で作成義務のある補助簿の一つです。

簡単に言えば事業用の家計簿のようなものですが、確定申告にも関わってきますので現金を使うたびに正確に記入しなくてはなりません。

今回は、事業をする上でとても重要な現金出納帳の役割や必要性、書き方や作成方法について説明していきたいと思います。

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現金出納帳の役割と必要性

家庭では家計簿があるように、事業においては現金出納帳がとても重要になってきます。

まず初めに、現金出納帳とはどんな役割があって、どうして必要なのかをご説明していきます。

現金出納帳とは?

現金出納帳(げんきんすいとうちょう)とは、現金の動き(入出金)を日付順に記録する帳簿のことで、現金出納帳の残高と実際の現金残高は必ず一致します。

事業をしている方は、交際費や文房具代などの必要経費を現金で支払ったり、預金口座から現金を引き出すこともあるでしょう。

いつ、何の目的で現金が動いたのかを漏れがないように記帳し、実際に手元にある現金を数えることで、帳簿の残高と実際の現金残高に間違いがないことを確認することができるわけです。

銀行口座に預けているお金は預金出納帳で管理する

売上や支払い、事業用資金を全て現金として手元に置いて管理している方はほとんどいないでしょう。

銀行口座に預金して管理されている方が多いと思いますが、銀行預金の入出金に関しては、預金出納帳に記入して管理します。

現金出納帳とセットのようなもので、書き方もほとんど同じですので、併せて覚えておいていただければと思います。

【関連記事】
預金出納帳の必要性と書き方

現金出納帳と小口現金出納帳の違い

現金出納帳に似たものに小口現金出納帳があります。

主に法人に関係ある話で個人事業主の方はほとんど関係ないのですが、会社内に大金は置いておけないものの交通費などの経費のために少額の現金を会社に置いておきます。これを小口現金と言います。

この小口現金の管理をするための帳簿が小口現金出納帳となります。

現金出納帳は現金の入出金があれば基本的にその日のうちに帳簿につけますが、小口現金出納帳は一定期間で使った分の領収書を担当部署がまとめて集めて管理するやり方が一般的です。

現金出納帳が必要な理由

現金出納帳は毎日つけなくてはならないので、できることなら作りたくないと思う方もいるかもしれませんね。

ですが、残念ながら現金出納帳は作る必要がある帳簿です。こちらでは現金出納帳が必要な理由を説明します。

確定申告で作成の義務がある

確定申告において、現金出納帳は作成の義務がある補助簿の一つです。

作成の義務があると言っても、現金の取引がなければ、もちろん作成する必要はありません。近年はクレジットカードや電子マネーなども普及しているので、業種や人よっては現金取引を一切しないという方もいるかもしれませんね。

すでにご存じのことかもしれませんが、確定申告には白色申告と青色申告とがあります。いわゆる節税対策になるのは青色申告ですが、いずれの申告方法を選択したとしても現金出納帳は必要になってきますので、現金取引をしたら必ず現金出納帳は作成しましょう。

不正を防ぎ自分の身を守るため

現金出納帳は、現金を「いつ何の目的で使った、受け取った」という『証拠』です。特に現金でのお金の受け渡しは、銀行口座やクレジットカードのように履歴が残ったりしませんよね。

する人はいないと思いますが、取引を不正に改ざんしたりということもできてしまいますし、するつもりがなくても現金出納帳をつけてないことで税務署から余計な疑いをかけられる事態にもなりかねません。

そういった場合、少し大げさに聞こえるかもしれませんが、現金出納帳があることで自分の身を守ることもできるのです。

現金出納帳の書き方をケースごとに解説

現金出納帳がいかに重要か分かっていただけたと思いますので、現金出納帳の基本的な書き方からちょっと注意が必要な書き方まで説明していきます。

現金出納帳の基本の書き方

それでは、基本的な現金出納帳の書き方から解説していきます。

ちょっと面倒に感じるかもしれませんが、簿記初心者の方でもわかるように、仕訳をしてから転記するという流れで説明します。

①7/1 ○○商事に行くためのタクシー代1,000円を現金で支払った
(借方) 旅費交通費 1,000 / (貸方) 現金 1,000
②7/5 普通預金口座から100,000円を引き出した
(借方) 現金 100,000 / (貸方) 普通預金 100,000
③7/10 事務用の机50,000円と送料1,000円を現金で支払った
(借方) 消耗品費 50,000 / (貸方) 現金 51,000
荷造運送費 1,000

では、この仕訳を現金出納帳へ転記すると次のようになります。

現金出納帳の書き方

記入項目は、日付・勘定科目・摘要・収入金額・支払金額・差引残高で、詳しくは以下のように記入します。

日付 実際に支払った(入金された)日を記入します。
勘定科目 現金勘定とは逆側の勘定科目を記入します。
摘要 内容をできるだけ詳細に記入します。
収入金額・支払金額 支払った金額、入ってきた金額を記入します。
差引残高 その時点での残高+収入金額-支払金額で出た金額を記入します。

ポイントは「現金」(勘定科目)です。

仕訳を見てみると分かるように、現金を支払ったときは『貸方』(右側)にきて、入ってきたときは『借方』(左側)にきます。

仕訳をそのまま現金出納帳に転記すればいいわけです。

①は、現金勘定が貸方(右側)にあるので、現金出納帳の支払金額(右側)へ1,000と転記します。そして、差引残高は、前月繰越の残高10,000から1,000を差し引き、9,000円となります。

②は、現金勘定が借方(左側)にあるので、現金出納帳の収入金額(右側)へ100,000と転記します。差引残高は、上段の残高9,000に収入金額100,000を足して、109,000円となります。

③は現金勘定は貸方(右側)に一つなのですが、借方の勘定科目が二つに分かれていますね。

この場合は、2段に分けて現金出納帳へ記入します。

まず、消耗品費の50,000円のみを記入します。あくまで現金勘定は貸方(右側)なので、現金出納帳の支払金額(右側)へ50,000と転記します。上段の残高109,000から支払金額50,000を引いて、59,000円となります。

次に、荷造運送費の1,000円も、上記と同様支払金額に1,000と転記します。差引残高は上段の残高59,000から1,000を引いて58,000円ですね。

後半は計算が多めになってしまいましたが、現金出納帳の記入自体はそんなに難しくなかったのではないでしょうか。

今回は仕訳に関して細かく説明しませんでしたが、ちょっと仕訳が不安という方は「仕訳の基礎・ルール」を参考にしてみてください。

実際の残高と差引残高は一致させること

現金出納帳を記帳する上での注意点として、実際の残高と記帳している差引残高が一致しているように確認するようにしましょう。

後で残高がずれた場合の対処法もお伝えしますが、いずれにせずれた原因を調べて記帳しておかなくてはなりません。

ズレたままにして、決算してしまうと後々税務署から余計な疑いをかけられる可能性もありますので、早め早めに誤差は修正しておくようにしましょう。

個人用の現金から立替えて払ったときの書き方

事業用と個人用の財布を分けていても、個人用から立替えて支払うということもあるかと思います。

その時は、「事業主借」(勘定科目)を使って処理します。

これを忘れると、現金出納帳の残高と実際の現金残高が合わないなんて事態も起こりますので、気を付けてください。

繰り返しになりますが、個人用の財布から立替えたとき、つまり個人用のお金を借りて事業用にあてたときには「事業用借」を使います。

例えば、7/5に個人用の財布から事業用の財布へ50,000円移したとします。

このときの仕訳は、(借方) 現金 50,000 /(貸方) 事業主借 50,000 です。

仕訳を現金出納帳に転記すると以下のようになります。

個人用財布で立て替えたときの現金出納帳の書き方

現金出納帳の残高と実際の現金残高が一致しないときの書き方

現金出納帳の残高と実際の現金残高は必ず一致し、一致していることを確認することが大切だとお伝えしました。

ですが、何度現金を数えてもどうしても現金残高が一致しないということもあるかと思います。

そんなときは「現金過不足」という勘定科目を使い、一時的に現金残高を合わせます。

残高を合わせる基準は、現金出納帳ではなく実際の現金残高に合うように調整します。

では、記入例を見てみましょう。

実際の現金の方が500円多い場合(実際の現金は58,500円)
現金出納帳の書き方|残金が多かった場合
実際の現金の方が500円少ない場合(実際の現金は57,500円)
現金出納帳の書き方|残金が少なかった場合

こちらも実際の現金に合わせるので、支払金額へ500と記入し、差引残高を57,500にします。

「現金過不足」は、あくまで一時的な処置になります。現金過不足が発生してしまったら、決算まで(個人事業主であれば年度内まで)にその原因を追究しなくてはなりませんので、そんな大変な事態にならないためにも、日々現金の取り扱いには注意しましょう。

また、少額だからと間違っても現金を抜いたり足したりしないようにしてくださいね。

それこそ不正取引になってしまいますので、そのときは諦めて「現金過不足」を使いましょう。

現金出納帳の作成方法3パターンを紹介

現金出納帳の書き方について説明しましたが、次は実際の現金出納帳の作り方に移りたいと思います。それでは、現金出納帳の作成方法を3つご紹介します。

仕訳も簡単!会計ソフトで作成

3つの中で一番簡単でラクな方法が会計ソフトでの作成です。

入力という点ではエクセルと変わらない気もしますが、入力する量が断然少なくてすみます!今回は現金出納帳について書いていますが、記帳しなくてはいけない帳簿は他にもたくさんあります。

手書きやエクセルの場合は帳簿全てをつけなくてはいけませんが、会計ソフトだと、自動で転記される仕組みになっているのでとてもラクです。おまけに、仕訳が苦手な方でも、領収書を取り込めば自動で勘定科目を提案してくれる機能もついていますので、勘定科目を調べる手間も省けます。

時間短縮にもつながりますしサポートもしっかり付いていますので、初心者にとってはとても心強いのではないでしょうか。

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無料のエクセルテンプレートで作成

次にご紹介するのは、エクセルテンプレートで作る方法です。

エクセルが手書きよりはラクなのはお分かりだと思います。エクセルが得意な方はご自身で色々工夫して作ってみるのもいいと思いますし、エクセルに自信がない方は、インターネットで検索するとエクセルテンプレートがけっこう出てきます。しかも、ほとんどが無料なので、気軽に試すことができますね。

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ノートに手書きで作成

基本中の基本、ノートに手書するという方法です。

必要経費を現金で買うくらいならたかが知れていますが、例えば飲食店など現金での取引が多い業種などは、その大変さは言うまでもありませんね。

ですが、自分の手で書くことで簿記の理解も早まるかと思いますので、簿記の知識を身に付けたい方は手書きもおすすめです。

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まとめ

以上、現金出納帳の役割や必要性、書き方・作り方についてでした。

簡単にまとめると

  • 現金出納帳の残高と実際の現金残高は何があろうと必ず一致する
  • 現金出納帳をつけることはちゃんとした取引をしているという証拠になる
  • 現金出納帳は確定申告の際に作成義務がある補助簿の一つである
  • 簿記初心者でも会計ソフトなら安心して現金出納帳が作成できる

現金出納帳は補助簿と言いつつも、残高は必ず一致するなど決まり事があり、とても重要な帳簿だということが分かりましたね。

簿記初心者の方は少々不安に感じるかもしれませんが、簿記の勉強を必死にするよりも、まずは無料の会計ソフトを試してみることをおすすめします。

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