総勘定元帳の書き方や必要性｜手っ取り早い作り方と仕訳帳からの転記方法

総勘定元帳(そうかんじょうもとちょう)とは、日々の取引を日付順に記録した仕訳帳を基に、勘定科目ごとに記録した帳簿のことで、青色申告で65万円控除を受けるためには作成の義務があります。

青色申告をしっかりやって節税対策をお考えの個人事業主の方は多いと思いますが、節税対策には外せない主要簿の一つである総勘定元帳の必要性や作成方法について説明していきたいと思います。

総勘定元帳の役割と必要性

最初に、そもそも総勘定元帳がどのような役割を持っていて、どのような場合に作成しなくてはならないのかを知っておきましょう。

総勘定元帳とは？

冒頭でもお伝えしたように、総勘定元帳(そうかんじょうもとちょう)とは仕訳を行った後に勘定科目ごとに記録した帳簿のことで主要簿に分類されます。

主要簿ということで、青色申告の65万円控除を受けるときに必要な複式簿記で作成が必要になってきます。

総勘定元帳は主要簿の1つ

まず、帳簿の種類を大きく分けると、主要簿と補助簿に分かれ総勘定元帳は主要簿に分類されます。

主要簿ということで、それだけで事業での取引のおおよそが分かるくらい大事な帳簿なのですが、必ずしも作成が必要になる帳簿ではありません。

どのような場合に総勘定元帳の作成が必要になるかは以下でお伝えしていきます。

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主要簿の目的や必要性は？書き方や作り方まとめ

主要簿とは、事業における全ての取引を記録する仕訳帳と総勘定元帳の二つからなり、仕訳帳は日付順に、総勘定元帳は勘定科目ごとに記録されています。 主要簿は、経営状態を把握するために必要不可欠であり、青色申告で65万円の控除を受けるためには[…]

複式簿記にした場合に作成が必要

後で詳しくお伝えしますが、確定申告の簿記方式を複式簿記にすることで総勘定元帳の作成義務が出てきます。

総勘定元帳を作るという手間が出てきますが、その分同じ青色申告でも控除額が10万円から65万円にまで上がります。総勘定元帳できちんと取引内容を残す代わりに、控除額も大きくしてもらうということですね。

「わざわざ作る帳簿を増やすのは面倒くさそう…」と思ってしまうかもしれませんが安心してください。今回お伝えする内容を一通り見て頂ければ、ある程度総勘定元帳の基礎は理解できると思いますし、会計ソフトを使えば実際の作業量は増やさずに総勘定元帳を作ることも可能です。

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複式簿記とは？複式簿記の重要性とその書き方や帳簿の作り方

複式簿記とは、帳簿の記帳方法の1つで、2つ以上の勘定科目を使って「目的(理由)」と「手段(結果)」を記録するのが特徴です。 仕入高 10,000 現金 10,000 複式簿記の場合、このように1つの取引[…]

総勘定元帳と仕訳帳の関係

お伝えの通り、総勘定元帳と仕訳帳は切っては切れない関係にあります。ちなみに仕訳帳も主要簿となります。

既にご商売をされている方はご存知のことと思いますが、何か商売をするということは、商品を仕入れたり販売したり、お金の出し入れがあったりと数々の取引が日々発生します。

仕訳帳はそれらの日々の取引を日付順に記録した帳簿であるのに対し、総勘定元帳はその仕訳帳を基に勘定科目ごとに記録した帳簿になります。

既に何度かお伝えしていますが総勘定元帳は仕訳帳を基に記録した帳簿です。仕訳帳なくして総勘定元帳を作ることはできません。

なので、総勘定元帳と仕訳帳は切っても切れない関係で、またこの二つの帳簿が主要簿と呼ばれるのがわかる気がしますね。

これから総勘定元帳を作ろうと思っている方は、仕訳と仕訳帳のこともしっかり理解しておく必要があります。

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仕訳帳が必要になるケース｜仕訳の基礎から仕訳帳を完成させるまで

仕訳帳とは、すべての取引を「仕訳」を使って記録をし、仕訳けた内容を日付順に管理した帳簿のことです。 確定申告の青色申告には2通りの記帳方法があり、65万円の控除を受ける『複式簿記』では、仕訳帳の作成義務があります。 確定申告をす[…]

65万円控除を受けるために総勘定元帳は必要

ただ、確定申告で総勘定元帳が必ず必要になるというわけではありません。

お伝えの通り、総勘定元帳は青色申告の65万円控除を受けるための複式簿記でのみ必要になります。

確定申告には、白色申告と青色申告があることはご存じですね。白色申告は簡易簿記となっていますが、青色申告はそこから簡易簿記と複式簿記に分かれます。

この2つの違いが、控除額の違いですが、より多くの控除を受けるために総勘定元帳の作成義務がある複式簿記が必要になるのです。

正直言うと、帳簿作成の中でも総勘定元帳と仕訳帳の作成が一番手間がかかります。

そこまでしてでも65万円控除を受ける必要があるのか？と言うと、それでも複式簿記の方がお得であると著者は考えます。

青色申告の簡易簿記と複式簿記では、55万円の控除額の違いがありますが、複式簿記にするだけでも単純に10万円以上の税金が安くなると言えます。

仮にあなたの時給が1,000円だとすれば、複式簿記にするだけで100時間分の税金を抑えることができるようになるのです。

年間100時間以内に総勘定元帳と仕訳帳を作ることができれば、結果的に得をしていることになるのです。

さらに、会計ソフト利用や税理士依頼などすれば時間短縮はさらに可能です。これらの料金が年間10万円以上かかることはほぼないので、長い目で見ればやっぱり得をするのですね。

総勘定元帳の書き方と転記方法

総勘定元帳の必要性や仕訳帳との関係性について説明してきましたが、総勘定元帳の書き方に移っていきたいと思います。

上記でも述べた通り総勘定元帳を作るには仕訳帳がなくてはならないので、まずは仕訳帳を作成していきましょう。

仕訳をする

仕訳帳を作るために、まずは基本中の基本である仕訳をしていきます。

例をいくつか見ていきましょう。

まだ仕訳に自信がない方は、「仕訳帳」の記事で仕訳の基礎を説明していますのでそちらを参考にしてください。

仕訳帳へ転記をする

では次に、上記の仕訳を仕訳帳へ転記していきましょう。

仕訳は基礎を覚えていないと難しいかと思いますが、仕訳から仕訳帳への転記は、①から④の仕訳を日付順に転記するだけなのでそれほど難しくないと思います。

摘要は内容がわかるように記入すれば問題ありません。

総勘定元帳(残高式)へ転記をする

仕訳の基礎が分かっている方であれば、仕訳から仕訳帳への転記は簡単だったのではないでしょうか。

続いて総勘定元帳への転記ですが、総勘定元帳は勘定科目ごとに管理するのでしたね。

総勘定元帳にも標準式と残高式と2種類あるのですが、ここでは一般的な残高式を説明していきます。

上の仕訳帳を見ていただくと、以下の勘定科目があるのが分かると思います。

これらの勘定科目をそれぞれに転記していきます。

まずは仕入から見ていきましょう。

日付、相手勘定科目、摘要を入れます。

問題は金額だと思います。借方と貸方のどちらにいれたらいいか一瞬迷われるかもしれませんね。

もう一度、仕訳帳の仕入の部分を見てみましょう。

仕入が借方にあるので、総勘定元帳への転記はそのまま借方金額に入れます。

次に買掛金を見てみましょう。

ここでもう一つ説明をしなくてはならないのが、残高です。

残高はただ借方金額と貸方金額を足したり引いたりすればいいというわけではなく、その勘定科目が資産・負債・純資産・収益・費用なのかによって足し算引き算のパターンが変わってきます。

「仕訳帳」の記事で説明している仕訳の基礎である『5つの要素の定位置』が重要になってきます。

買掛金は負債勘定ですので貸方が定位置になり、定位置は「増える」を意味しますので、定位置である貸方にあるときはプラス、逆の借方にあるときはマイナスします。

ですからこの場合は、前月繰越額90,000円に30,000円の仕入が発生した(増えた)のでプラスして残高が120,000円になります。

続いて買掛金の支払い90,000円をした(減った)のでマイナスして残高が30,000円となります。

では、続けて他の勘定科目も転記していきましょう。

会議費は費用勘定なので借方が定位置になります。

現金は資産勘定なので借方が定位置です。よって、借方金額をプラスし貸方金額はマイナスします。

普通預金も資産勘定になり借方が定位置ですので、逆側の貸方金額はマイナスします。

転記自体は難しくないと思いますが、やはり『5つの要素』を理解していないと残高の計算が大変そうですね。

ちなみに、買掛金、現金、普通預金に前月繰越を記入していますが、個人で事業されている場合、必ずしも月ごとで締めなくてはいけないということではありませんので、月ごとで締める方のみ前月繰越と記入が必要になってくるかと思います。

主に簿記3級で学ぶ総勘定元帳の標準式の書き方

上記で総勘定元帳の残高式の転記方法をお伝えしましたが、残高式以外に標準式という転記方法があります。

「標準式」という名前なので、標準的で基準になる方法であるのは間違いなのでしょうが、残高式よりも分かりづらいと思います。

簡単に標準式を説明します。

上記で仕訳をした②と③を使って転記すると、次のようになります。

一行に収まっていますが、確かに2つの仕訳が入っていますね。

残高式は一行ずつ取引ごとに転記したのに対し、標準式は無理やり違う取引でも一行につめて書いたイメージでしょうか。

これがわかりづらい理由でもあると思います。

総勘定元帳について検索すると、標準式と残高式のどちらも多く検索結果に引っかかってくると思います。特に、簿記3級に関するサイトではとても丁寧に標準式と残高式を説明してくれているものもあります。どちらも結果は同じになるのですが、私が実務で標準式を使ったことがなかったのとわかりやすさから、個人的には残高式がわかれば十分かと思います。

ちなみに、「仕丁」という欄がありましたが、仕訳帳から総勘定元帳に転記をする際に仕訳帳のページを記入をします。

諸口ってなに？諸口の使い方

総勘定元帳を作る際に、絶対に使うかはわかりませんが覚えておいた方がいい「諸口(しょくち)」という勘定科目があります。

この科目はどういうときに使うかというと、通常仕訳は借方と貸方一つずつの勘定科目を使いますが、借方(もしくは貸方)で2つ以上の勘定科目を使った仕訳をすることもあります。

例えば、テーブルを3万円で購入し送料1080円をまとめて現金で支払ったとしましょう。

仕訳は以下のようになります。

この仕訳を諸口を使って書いてみると以下のようになります。

この仕訳を仕訳帳に転記してから総勘定元帳に転記するのですが、ここでは仕訳帳は省略し、総勘定元帳の現金へ転記してみたいと思います。

書き方は通常の総勘定元帳への転記方法と変わりはありません。

現金の相手勘定が諸口になっただけですね。

消耗品費や荷造運送費も同様に、相手勘定科目が諸口となります。

総勘定元帳の書き方が分からなくても会計ソフトがあれば大丈夫

ここまで総勘定元帳の書き方の基本的な部分をお伝えしてきました。基本的な部分だけでも慣れていない方からすれば、覚えることはたくさんですね。

さらに、「仕訳→仕訳帳へ転記→総勘定元帳へ転記」という一連を流れを毎日しようとすると、その作業だけでもけっこうの時間を使ってしまいます。

そこで、個人事業主の方などで実務として総勘定元帳をつけようとしている方は、会計ソフトを導入することをおすすめします。

下でもお伝えしますが、会計ソフトを使うことで、仕訳をするだけで総勘定元帳と仕訳帳に自動で転記してくれます。

これはかなりの時間短縮です。年間でも1万円程度のものがほとんどですので、ぜひ前向きに検討してみてください。

総勘定元帳の実際の作り方

総勘定元帳の転記方法を説明してきましたが、実際の総勘定元帳の作り方についていくつか比較していきたいと思います。

【手っ取り早く！】会計ソフトを使った総勘定元帳の作り方

お伝えのように総勘定元帳を作るには、仕訳をする→仕訳帳へ転記する→総勘定元帳へ転記するという流れが絶対です。とてもやることが多いですよね…。

しかし会計ソフトを使うと、仕訳をして終了なのです。会計ソフトが仕訳帳と総勘定元帳へ自動で転記をしてくれるので、かなりの時間短縮になります。

会計ソフト『freee』を使った場合の総勘定元帳の作り方をお伝えします。

仕訳(取引内容の入力)が終わっていることを前提にご説明しますが、上の『メニュー』から『総勘定元帳』を選ぶと上の画面になります。

①総勘定元帳を出力する年度を選択

上の画面の①で総勘定元帳を出力したい年度を選択しましょう。併せて右側の対象期間も確認しておくと良いですね。確定申告のために総勘定元帳を作る場合は、1月1日から12月31日までの1年分が必要です。

②出力するファイルを選択

年度を選択したら、②をクリックして出力するファイルの種類を選択しましょう。印刷する場合は、CSVファイルやPDFファイルなどで出力できます。ファイルを選択すると、総勘定元帳の作成が開始されて完了すると登録したメールアドレスにメールが届きます。

③ファイルをダウンロードして印刷

数分するとメールが届きますので、③をクリックして作成された総勘定元帳を印刷しましょう。

このように勘定科目ごとに総勘定元帳が作られています。出力されたファイルは印刷しておくようにしましょう。国税庁のサイトでも、帳簿の保管は原則的に紙ですることと書かれています。

ちなみに、印刷だけのプリンターであれば安いもので3,000円程度で買えます。個人事業主の方であれば、帳簿作成やネットで経費を使った時の領収書など、プリンターを使う機会も出てきますので買っておいても良いかと思います。

④印刷した総勘定元帳は保管しておく

このように印刷した帳簿たちはまとめて保管しておくようにしましょう。

ちなみに、著者の場合は総勘定元帳だけでもA4用紙60ページ以上になりました。これを手書きや手入力で終わらせようとするととても大変です…。

取引記録を入力するだけで自動で複数種類の帳簿を作ってくれる会計ソフトをぜひ有効活用してみてください。

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	「freeeの無料プランでできること」 「freeeの料金は？」 「freeeの評判は？」
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	「やよいオンラインシリーズの無料プランでできること」 「やよいのクラウド確定申告の評判」

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エクセルやテンプレートでの作成

事業主の方であれば、会計ソフトで作ることを強くおすすめしますが、簿記の勉強中の方など、しっかり総勘定元帳の作り方を理解したいという方はエクセルなどで自分で作った方が身に付きます。

エクセルで作るメリットは、関数が使えることだと思います。総勘定元帳の残高式だとエクセルの関数は役に立つでしょう。

また、無料でエクセルのテンプレートを提供してくれているサイトもありますので参考にしてみてください。

参考サイト：「【文書】テンプレートの無料ダウンロード」

基本の手書き(ノート)で作成

総勘定元帳に限らずですが、帳簿記帳の基本はやはり手書き(ノート)になります。

今時手書き？と思ったりもしますが、中にはずっと手書きで帳簿をつけている方もいるかもしれませんね。

書けるということは理解しているということなのでとても良いことだと思いますが、現実問題手書きだけというのは厳しくなってくると思います。

取引が増えてきたり、会社が大きくなればそれだけ記帳する量も増えていきます。

何度も説明していますが、総勘定元帳と仕訳帳はセットです。総勘定元帳を手書きするということは仕訳帳を手書きすることになりますし、青色申告の際のこれらの主要簿は7年間の保管義務がありますので、7年間分の仕訳帳と総勘定元帳を考えるとかなり根気もいりますし保管場所を考えてくることは間違いなさそうですね。

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まとめ

以上、総勘定元帳の必要性と仕訳帳からの転記方法でした。

簡単にまとめると

総勘定元帳作成には、仕訳の基礎を覚えてから仕訳帳へ転記、総勘定元帳へ転記と少々大変かと思います。

確定申告には必要な帳簿は一つだけではありませんし、節税対策になることですからしっかりと帳簿作成したいですよね。

時間があるときに簿記の勉強はしつつ、会計ソフトでまずはサポートを受けながら効率よく帳簿作成するのもいいのではないでしょうか。

その他の帳簿に関する記事一覧

確定申告で必要になる帳簿の種類は買掛帳だけではなく、他にも様々なものがあります。書き方などが気になる帳簿があれば併せてご覧いただければと思います。

記帳全般の内容

▼「帳簿にはどんな種類がある？」
▼「主要簿の目的や必要性は？」
▼「補助簿の種類や必要性とは？」
▼「簡易簿記とは？帳簿の書き方や作り方」
▼「複式簿記とは？複式簿記の重要性」
▼「青色申告で必要な帳簿の種類は？」

それぞれの帳簿について

▼「仕訳帳の必要性は？仕訳の基礎から仕訳帳の作成方法」
▼「買掛帳の書き方・作り方を記入例付きで解説！」
▼「売掛帳が必要な理由と書き方・作り方」
▼「預金出納帳をつける理由と書き方・作り方」
▼「経費帳を作る理由と書き方・作り方」
▼「現金出納帳とは？書き方・作成方法」
▼「固定資産台帳を作る目的と必要性は？」