経費計上の基本的な考え方と経費にできるもの・領収書の重要性

個人事業主の方であれば、誰だって意識したことがある経費。

しかし、実際は経費計上することがどれほど重要なのか？経費計上できる費用の種類にはどのようなものがあるのか？をしっかり理解している個人事業主の方も少ないのが現実では無いでしょうか？

今回は、個人事業主として賢く利益を出していくための基本でもある、個人事業主が知っておくべき経費計上の基礎知識をお伝えしていきたいと思います。

経費についてしっかり理解して、賢く経営を続けていきましょう！

経費計上とは何なのか?個人事業主が経費計上をする理由

まず、経費計上するということは、どのようなことで、どのような意味を持つのかといった、基本的なことを最初にお伝えしたいと思います。

経費計上は自己申告

まず、経費計上についてですが、これはどれが経費にできて、どれができないといった明確なルールはありません(一般的に経費にできる・できないはありますが)。

言わば自己申告のようなもので、事業主本人が事業のために使った費用だと認識していれば基本的に経費計上するようにします。

それを経費と認めるか否かは税務署の判断です。例えば、後でもお伝えしますが、自宅で作業をしている方は自宅家賃の一部を経費にすることもできますし、反対に売上が数百万円規模に対して接待交際費が年間100万円以上あれば、いくら事業関係の支払いだとしても「怪しい」と税務署に疑われてしまいます。

金額や種類は気にせずに、まずは事業に関わる出費は経費計上することを前提に考えておくと良いでしょう。

経費が増えれば税金が下がる

「個人事業主ならできるだけ経費にした方が良い」といった、話はどこかで耳にしたことがあるでしょうが、なぜ経費は多い方が良いのでしょうか？

結論を言うと、経費が増えるほど確定申告後に納める税金が下がってくるからです。

税金は、基本的に課税所得に税率をかけて金額が決まります。税率はそう簡単には変えられませんが、課税所得はしっかり経費計上しておくことで簡単に下げることができます。

課税所得は、『収入－必要経費－控除』で計算します。つまり、経費を多く計上することで、収入は維持したまま税金が下げられるのです。

例えば、合計の税率を20%と想定して、収入はそのままで年間の経費を50万円増やせたとしましょう。

単純にこれだけで10万円の税金が下がることになります。経費に関して全く関心がなく、仕入れなど最低限の支出しか費用や経費などとして申告していない方であれば、年間50万円くらいの経費漏れをしっかり計上することは十分可能性があるでしょう。

ただし、無駄に経費を使うことは本末転倒

しかし、気を付けて欲しいことが無駄に経費を使わないということです。

もしかしたら、年末などになると「費用は経費にできるので節税にもなりますよ」というような、何かの商品・サービスの営業を受けたことがあるかもしれません。

ここでしっかり考えてほしいことは、本当に事業の発展・成長に繋がる商品・サービスなのか？ということです。

いくら経費にできて節税に繋がるとは言っても、購入した物が必要ない物であれば、そもそもが無駄使いと言えるのです。

営業をされた場合だけに限らず、ご自身で経費を使う時も「本当に必要なのか？」はその都度しっかり頭の片隅に置いておくようにしましょう。

「経費を増やす＝経費を多く使う」だけではなく、今まで経費として計上漏れしていた内容をしっかり経費計上するだけでも効果はあるでしょう。

個人事業主が経費計上するために必要なもの

ここまで経費計上の基本的なことについてご説明してきました。これから、具体的にどのような費用が経費計上できるかについて入っていく前に、経費計上するために個人事業主の方がきちんと保管・作成しておく物をお伝えします。

領収書やレシートなど

なんとなく認識はされているでしょうが、経費計上するからには、その証拠にもなる領収書やレシート、請求書などはきちんと保管しておくようにしましょう。

また、確定申告をすれば、それら領収書などは捨てていいということはなく、一定年数保管しておかなくてはなりません。

の保管期限があります。わざわざノートなどに細かく詳細を書いて保管する必要はありませんが、いつの領収書がどこにあるかぐらいは分かるように管理しておきましょう。

また、どうしても領収書が貰えないような場合もたまにあると思います。その場合は、出金伝票などで代用することも可能です。

要は、いつどこにどのような目的でいくら使ったのかがきちんと証明できるようにしておけば良いのです。

【関連記事】
「領収書の保管期限」
「出金伝票が領収書の代わりになる」

帳簿(経費帳)

また、個人事業主として確定申告をするのであれば、帳簿の作成も義務付けられています。

経費に関わる帳簿は、「経費帳」ですね。

さらに細かく言えば、事業用財布から経費を使えば「現金出納帳」、銀行振込をしたなら「預金出納帳」なども関わってきます。

青色申告で65万円控除を受けたいのであれば、「仕訳帳」や「総勘定元帳」も作成する必要があります。

ここでは帳簿について詳しくはご説明しませんが、他の記事でも帳簿について多く書いていますので、帳簿について知りたい方は参考にしてみてください。

仮に帳簿について全く分からなくても、会計ソフトなどを使えば、ある程度簡単に済ませることができます。

有料プランにすれば、年間1万円くらいかかりますが、会計ソフトの料金は全額経費にすることができます。

上でもお伝えしたように、「本当に必要かどうか」をご自身で考えてみて、使ってみるかどうかを判断してみましょう。

【関連記事】
「経費帳とは？」
「仕訳帳の必要性は？」
「総勘定元帳とは？」

経費計上できるものと経費にするために知っておく知識

さて、一番メインとしてお伝えしたい内容として、こちらで個人事業主の方が経費計上できる費用を挙げていきたいと思います。

経費にできるものは事業に関係した支払い

まず大前提として、上でもお伝えしたように、経費にできるものは事業関係の支払いであることが言えます。

下で「飲食代は接待交際費として経費にできる」とお伝えしますが、これはあくまでも事業関係の取引先などと食事をした時のみです。家族や友人などとの事業と関係ない方との食事は経費計上してはいけません。

逆に、下でご紹介する費用以外にも経費計上できるものは数多くあるでしょう。事業に関係する支払いであれば、経費計上することを前提に領収書などは取っておきましょう。

個人事業主が経費にできるもの一覧

それでは、こちらで個人事業主の方が経費にできる支払いをご紹介したいと思います。

仕入

厳密に言うと、仕入は経費と少し違うのですが、仕入費用も収入から差し引くことが可能です。ただ、気を付けて欲しいことが、年末にまとめて仕入れて経費にすることができないことです。

仕入れたものが年末に残っていれば、在庫として財産になるので翌年に繰り越されます。年末にまとめて経費を使いたいなら、他の経費を使っていきましょう。

消耗品

消耗品と言っても色々ありますが、筆記用具や店舗経営であればお店で使うトイレットペーパーなど、事業に関わる物であれば経費にできます。

ただ、1つの価格が10万円以上(青色申告は30万円以上)する物であれば、減価償却と言って数年間をかけて経費としていくようになります。

接待交際費

取引先との親睦を深めるための食事や接待などで使った費用は、接待交際費として経費計上ができます。

食事代やゴルフなどの接待以外にも、お中元などの贈り物やご祝儀なども接待交際費になります。

【関連記事】
「個人事業主の交際費にできる範囲」

旅費交通費

営業先に向かう時の電車賃や、移動の際に車を使っているのであればガソリン代などが交通費になります。

事業の関係で遠方に出かけた時の宿泊費も旅費交通費となります。

【関連記事】
「交通費として経費にできる支払いの種類」

家賃

店舗や事務所として借りている場合の家賃は当然全額経費にできますし、個人事業主の方でしたら自宅で作業をすることも多いと思います。

自宅で作業をしている場合も、家事按分して一部を経費計上することが可能です。家事按分については後ほど解説します。

【関連記事】
「家賃は経費にできる！」

水道光熱費

家賃と同じく、店舗や事務所、自宅の水道光熱費も経費計上ができます。ただ、気を付けることが、あくまでも事業で使っている分だけです。

例えば、自宅でパソコン作業をすることが仕事の1つの場合、水道代やガス代は経費と認められる可能性はかなり低いでしょう。あくまでも事業で使う分だけです。

【関連記事】
「電気代は経費計上可能！」

通信費

電話料金やインターネット料金など、通信費も経費計上が可能です。

個人用携帯で仕事先の方と連絡を取っている個人事業主の方も多いでしょうが、こちらも家事按分して経費計上することが可能です。

【関連記事】
「携帯代も経費計上できる！」

広告宣伝費

インターネット広告や新聞、折込など、様々広告の種類があると思いますが、事業を宣伝するための経費は広告宣伝費として経費計上できます。

新聞図書費

事業に関する内容でも書籍を購入した場合は、新聞図書費として経費計上ができます。

ビジネス書ではなくても事業に関われば良いのですから、業界の雑誌でも経費にはなりますし、極端な話漫画でも経費として認められる可能性もあります。

租税公課

租税公課とは、納めた税金や公的な支払いを経費にする時の勘定科目です。ただ、こちらも事業に関わる税金・公的支払いのみで、個人に関わる税金などは経費にできません。

代表的な租税公課にできるものには、

などがあり、

租税公課できないものは

などがあります。

事業用兼プライベート用の支払いを経費計上するための『家事按分』

ここまで度々登場してきた家事按分ですが、家事按分とは、事業用兼プライベート用の支払いの一部を経費にすることです。

事業用経費の割合は、使用時間や回数、面積などから事業主が計算して求めます。例えば簡単な例を挙げると、面積60㎡で10万円の家賃を払っていて20㎡を事業用として使っていた場合、家賃全体の30%にあたる約3万３千円を経費計上するようなことです。

事業用にする割合は、事業主が決めますが、比率が高い場合はやはり税務署から尋ねられる可能性も高くなりますので、それだけの根拠を示す説明ができるように準備しておきたいですね。

家事按分について詳しくは以下の記事を参考にしてみてください。

【関連記事】
「家事按分のやり方まとめ」

1つあたり10万円以上する物は『減価償却』して毎年経費計上する

また、減価償却とは、１つあたり10万円以上の高額な経費を使った場合に、購入した年だけではなく、翌年以降にも分割して経費計上することです。

青色申告の場合は、減価償却しなければならない金額が30万円以上からに上がります。

何年かけて分割していくかは、国税庁が出している「耐用年数表」を参考にして、毎年同じ金額で割っていく『定額法』か、早い年に高い金額を償却していく『定率法』があります。

詳しくは以下の記事で解説していますので、高額な経費で物を購入した方は参考にしてください。

【関連記事】
「車購入で経費計上する時の減価償却の考え方」

経費計上できない費用

ここまで経費計上できるものについて解説してきました。基本的には事業に関わる支払いであれば、大抵が経費計上できますが、中には経費として認められないものもあります。

こちらでは、経費計上しても認められない支払いをご紹介したいと思います。

住宅ローン

自宅家賃も一部は経費計上できるとお伝えしましたが、住宅ローンを経費にすることはできません。

ただ、ローンに対する金利は一部経費にできることもあります。

所得税・住民税

上でもお伝えしたように、所得税や住民税は個人に対する税金になりますので、経費にはなりません。

罰金

例えば、出先で駐車違反を課せられたり、事業関係で仮に法に触れてしまい罰金を支払うような事態になったとしても、その罰金を事業用の経費として処理することはできません。

事業主本人への給与

個人事業主の方は、売上の一部を給与にして生活費などに充てていると思いますが、事業主への給与は経費になりません。

メガネやスーツ

限定的な例ですが、メガネやスーツなども経費として認められる可能性は低いでしょう。これまでにメガネやスーツを経費計上しても認められなかったケースが多いからです。

どうしてもメガネやスーツなどが無ければ仕事が全くできないという状態であれば、いちおう経費計上してみて、万が一税務署から調査が入ったときにきちんと説明できるように準備しておきましょう。

まとめ

今回は、個人事業の方の経費計上についてご説明していきました。

繰り返しますが、事業に関わる支払いであれば、大抵のものが経費として計上することができます。逆を言えば、事業に関係ない支払いは経費にしてはいけません。

家事按分などで経費にできるものも含めると、結構な種類が経費にできると感じてもらえたのではないでしょうか？

しっかり経費にできるものは経費計上して、賢く税金を抑えていきましょう！