勘定科目とは？勘定科目を選ぶ時の注意点とよく使う勘定科目

勘定科目(かんじょうかもく)とは、事業の収益があった時や費用を使った時などに、どのような内容だったのかを分類しておくための項目のことです。

一般的にどの収支に対してどの勘定科目を使うかはある程度決まっていますが、「○○の費用は△△」というような厳密な決まりはありません。

ただ、後から帳簿など振り返ってみた時にその勘定科目でどのような収支があったのかを、自分や関係者(取引先・税務署・銀行など)がある程度分かるように一般的に使われている勘定科目を使います。

今回は、勘定科目を使う理由や勘定科目を選び方、選ぶうえでの注意点、代表的な勘定科目の種類などをご説明していきたいと思います。

勘定科目とは？｜勘定科目の基礎知識

冒頭でもお伝えしましたが、勘定科目とは収益や費用などの発生があった時に、その収支が何によって生じたのかを分類しておくための項目です。

家計簿でも水道光熱費や通信費など、何にお金を使ったかを分けると思いますが、そのようなものだと思っておいていただければ良いです。個人事業主規模で帳簿を付けるような方であればそこまで深く考える必要はありません。

勘定科目の役割

それでは、なぜわざわざ勘定科目を使って収益や支出などを分けるのでしょうか？勘定科目を使う理由には以下の2つの理由があります。

経営状況の把握・管理

事業をされている方は、勘定科目を使わなくても何の収益があったのか？何に費用を支払ったのか？をある程度管理して把握していることでしょう。

その何に？を勘定科目が教えてくれます。

例えば、ただ単に「先月より支出が10万円増えた」だけだと、何にいくらお金をかけてその結果どうなったのかが分かりにくくなりますが、「広告宣伝費が10万円増えた」だと、その結果売上や認知度に繋がったのか費用対効果を分析することができます。

その結果、増やした広告宣伝費は継続するのか元に戻すのかの経営判断もしやすくなります。

ご自身でエクセルなどで管理している経営者も少なくないでしょうが、いずれにしても帳簿で勘定科目を決めておく必要もあるため、勘定科目を理解して大まかな経営状況は把握できるようにしておきたいですね(会計ソフトを使えば、勘定科目を基にグラフ化されたレポートが自動作成されるものもあるのでかなり分かりやすいです)。

外部の人に詳細を伝えるため

ご自身だけで経営状況を把握しておきたいだけなら、先ほどお伝えしたように、エクセルなどで自己管理するだけでも問題ありません。

しかし、事業を経営するにあたって、確定申告と納税は避けられませんし、事業内容によっては融資や投資を受ける場合もあるでしょう。

そうなると、税務署や銀行、投資家などの外部の人にも経営状況が分かるようにしておく必要があります。そのために勘定科目を使ってお金の動きを分けておくのです。

例えば、「売上に対して50%の支出がある」。これだけだと良いのか悪いのか分かりませんが、「売上の50%が仕入」と「売上の50%が交際費」だと、印象もかなり変わってくることでしょう。税務署が「売上の50%が交際費」の申告を見たら「あれ？交際費使い過ぎでは？今度調査してみるか」ということにもなるかもしれません。

他の人にもどのような経営をしているか伝えるためにも正しい勘定科目を使うことは大切です。

勘定科目の5要素とポジション

後でもご説明しますが、勘定科目には様々な種類があり、呼び方など厳密に決まっていませんが、大枠で分類した時に5つの要素に分かれます。

この資産・負債・純資産・費用・収益の5要素は仕訳でも必要になってくる知識になるので、ぜひ覚えておいていただけばと思います。

資産

ある程度はイメージできるかと思いますが、今持っている財産価値があるものの勘定科目がこちらに分類されます。

事業用の現金や預金は言わずもがな資産ですし、車(車両運搬具)や建物など高額な物も資産に該当します。

また、代金をまだ受け取っていない売掛金も資産です。

負債

こちらも分かりやすいでしょう。借入などの負債がある時の勘定科目です。借入金は負債ですし、まだ代金を払っていない買掛金や未払金も負債に分類されます。

純資産(資本)

使うことはあまりない勘定科目ですが、法人の場合は資本金、個人事業主は元入金が純資産となります。

費用

おそらく「経費として○○を買ったけど勘定科目は何だろう？」と、勘定科目について悩むことが多いものが費用の区分でしょう。

消耗品費や接待交際費など、いわゆる経費として使った費用がおもに該当します。費用の勘定科目が一番多いので、後の「勘定科目の種類」でも代表的なものはご紹介します。

収益

その名の通り収益があった時の勘定科目で、事業をやっている場合であれば収益のほとんどは売上高になるでしょう。

他にも受取利息や受取配当金などがあります。

勘定科目の選び方と注意点

勘定科目の基本的な部分は分かっていただけたかと思います。実際に帳簿を付ける時などに勘定科目を選んでいくことになりますが、こちらでは勘定科目を選び方と選ぶ際の注意点についてご説明したいと思います。

勘定科目の選び方に決まりはない

冒頭でもお伝えしましたが、それぞれどの勘定科目を当てはめることが正しいなどと言った決まりはありません。

例えば、文房具を購入した場合は消耗品費にすることが多いのですが、さらに細かい勘定科目にしようとすれば事務用品費という勘定科目もあります。会社によっては備品として処理するところもあります。

どの勘定科目を使っていても正解なのですが、お伝えしたように勘定科目は他の人が目にすることもありますので、何のことなのか関連付いている勘定科目を選ぶようにしましょう。

勘定科目は統一させて使うこと

また、勘定科目が決まっていないと言っても、同じような内容なのに前に設定した勘定科目と違った勘定科目になってしまうことは避けましょう。

例えば、先月は文房具代を消耗品費にしたのに、今月は事務用品費にするなど勘定科目がバラバラになってしまうと、せっかく勘定科目で分けていても何にいくら使っているのかが分かりにくくなりますね。

一度設定した勘定科目は、その後も同じ勘定科目で統一していくようにしましょう。

なんにでも使える『雑費』の使い過ぎに注意

後でもご紹介しますが、費用の勘定科目の中に雑費というものがあります。

一般的な勘定科目には該当しないような特別に発生するような費用で使う勘定科目で、その他のような扱いなのですが、この雑費の使い過ぎには注意しましょう。

「勘定科目に悩んだらとりあえず雑費だ」と、万能な勘定科目のように捉える方もいますが、雑費が多すぎると結果的に何にいくら使っているのかが分からなくなりますね。

そのことは勘定科目を目にする税務署なども同じで、「雑費が多く使われているけど何のことだろう？」と、余計な疑いを持たれるきっかけにもなります。

なるべくは以下でお伝えする勘定科目に当てはめてみて、それでもどれにでも該当しないような最終手段として雑費を使いましょう。

もっと詳しく

【勘定科目】雑費はどんな時に使う？消耗品費との違いや使う時の注意点

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よく使われる主な勘定科目の種類

それではこちらでは一般的によく使われる勘定科目の種類と説明を上で説明した、資産・負債・純資産・費用・収益の5要素に区分してご説明していきたいと思います。

資産の勘定科目一覧

負債の勘定科目一覧

純資産の勘定科目一覧

費用の勘定科目一覧※一番使う経費の勘定科目

収益の勘定科目一覧

まとめ

今回は、勘定科目について基本的な部分とよく使われる勘定科目についてご説明してきました。

勘定科目そのものに、「何に対してどの勘定科目を使うこと」というような決まりはないのでそこまで難しく考える必要はありませんし、1つ1つ勘定科目を記憶しておく必要もないです。

ただ、他の人が決算書などに目を通すこともありますので、何がいくらかが分かるように勘定科目を選ぶようにしましょう。

また、同じような内容でも勘定科目がバラバラだと結局わざわざ勘定科目を分けている意味がなくなります。一度使った勘定科目は、次回以降も同じような内容であれば同じ勘定科目で統一するようにしましょう。

また、具体的な内容で勘定科目を知りたい時は、「○○料金　勘定科目」というように検索すればだいたい答えが出てきますので、検索エンジンを上手く使っていきましょう。