確定申告で交通費を経費にする条件は？会社員と個人事業主での違い

身近な経費の一つである交通費。個人事業主の方であれば確定申告でしっかり経費にしておきたい支出ですよね。

一方で、会社員の方も会社から支給されている交通手当だけでは足りていなくて、確定申告で交通費を経費にできるのか？と思っている方も多いことでしょう。

今回は、確定申告での交通費の扱いについて、個人事業主と会社員のそれぞれの立場で違いをご説明していきたいと思います。

会社員と事業主の交通費の違い｜会社員は確定申告で交通費を経費にすることは難しい

まず大前提として、会社員と個人事業主とでは確定申告での交通費の扱いが違ってきます。

それぞれの立場でどのように違って、どうすれば確定申告で交通費を経費にできるのかをお伝えしたいと思います。

会社員は交通費を経費にすることは難しい

まず、結論から申し上げますと、会社員の方が交通費を経費にして確定申告しても認められないことがほとんどで徒労に終わります。

そもそも、会社員の方(＝給与所得者)であれば、あらかじめ仕事に関する支出があることを見越して『給与所得控除』というものが年間所得から引かれていることになります。

給与所得控除の金額

給与所得者ということだけで最低でも年間65万円が、個人事業主でいう経費のような形で引かれているということですね。

ですので、いくら自腹でいくらか交通費を支払ったからと言っても、会社員の方が確定申告で交通費を経費にすることは難しいと言えます。

会社員がどうしても交通費を経費にしたいときの特定支出控除

ただ、どうしても年間の自費での交通費が多くて、確定申告で何とか経費や控除にしたい方に『給与所得者の特定支出控除』という制度があります。

実際のところ、控除を受けるハードルが高すぎて利用している人はごくわずかなのですが、以下の条件に当てはまる方は、会社や税務署と相談の上利用を検討してみても良いかと思います。

特定支出控除の対象となる支払い

まず、給与所得者の特定支出控除の対象になる支払いは交通費だけではありません。

このように、仕事と関係がある支払いを会社員の方が自分で支払ったのであれば特定支出控除の対象になります。

給与所得控除の金額を半分以上超える必要がある

しかし、問題はその金額です。特定支出控除を受けるには、下の表の給与所得控除の半分以上の金額を自分で支払っている必要があります。

給与所得控除の最低額は65万円なので、最低でも年間に32.5万円を自費で使っている必要があるのです。

しかも、65万円の場合は給与収入が180万円以下の方の控除額ですので、実際はもっと高いはずです。

年収400万円の方であれば、給与所得控除は134万円になり、特定支出控除を受けるには年に67万円を自費で使っている必要があります。平均すると月に5.5万円以上の金額を自腹で仕事のために使っていることになります。

このように、まず金額面で特定支出控除を受けられる人に限りがあります。

会社からの証明が必要

さらに、特定支出控除を受けるには会社からの証明が必要になります。

自分では、会社のため仕事のために自腹を切っていたつもりでも、会社が「勝手に使っただけのこと」と、証明してくれなければ特定支出控除にはなりません。

特に、特定支出控除の対象者になり得るほど交通費がかかる方は、会社が交通手当などとして負担してくれる可能性が高いので、事前に会社と相談しておくことが先ですね。

このように、会社員の方が交通費を確定申告で経費のようにして申告することはかなり限られます。そもそも、給与所得控除としてある程度の金額はすでに控除されていますので、わざわざ自分で確定申告する必要はないと認識していただければと思います(ちなみに給与所得控除は確定申告などの手続きは不要で会社の年末調整でやってくれています)。

個人事業主なら事業で使った分の交通費が経費にできる

ここまで会社員の方の交通費の扱いについて解説してきましたが、反対に個人事業主の方であれば事業に関係ある交通費は全額経費にすることが可能です。

逆を言えば、会社員のように給与所得控除があるわけでは無いので、使った分の費用は自分でしっかり確定申告しましょうということです。

気を付けて欲しいことが、あくまでも事業関係で使った交通費のみです。

例えば、「個人的な旅行で行った交通費もこっそり経費にしてしまおう…」と、悪いことを考える方がいるかもしれませんが、もし事業で使っていない費用を経費にしたことが発覚した場合、追徴課税としてより多くの税金が課せられることもあります。

事業で使った分はしっかり漏れなく経費にしますが、事業と関係ない部分は経費にしてはいけません。

個人事業主が確定申告で経費にできる交通費の種類

個人事業主の方は事業で使った交通費は経費にできるとお伝えしていますが、具体的にどのような支払いが交通費として経費にできるのでしょうか？

こちらでは経費にできる交通費の種類についてご説明していきたいと思います。

交通費にできる経費の種類

交通費と言えば、公共交通機関の運賃が真っ先に思い浮かぶかと思いますが、それだけではありません。

このように、様々なものが交通費として経費にできます。

繰り返しますが、あくまでも必要経費にできる分は、事業に関わる交通費だった場合のみです。

裏を返せば、遠方に行った旅費交通費でも、取材などで事業に関わるものであれば経費にできるのです(その場合、取材した資料や制作物などをきちんと保管しておくと良いです)。

交通費にはできない支払いもある

いくら事業に関わっていそうな交通費でも、個人事業主では経費として認められないものもあります。

家族従業員との慰安旅行は経費にできない

まずは、個人事業主としてご家族を青色専従者として雇っていて、家族従業員との旅費です。慰安旅行のような形で経費にできないかと考えている方もいるかもしれませんが、個人事業主は慰安旅行を交通費として経費にできません。

ただ、上でお伝えしたような、取材のアシスタントとして家族の方に手伝ってもらったり、取引先と家族ぐるみで旅行に入った場合(接待交際費)は、経費として認められる可能性はあります。

一般従業員の慰安旅行は福利厚生費

従業員を雇っている場合、限られた条件内で慰安旅行として経費にすることができます。子の場合、交通費ではなく福利厚生費として経費計上します。

福利厚生費に認められる条件は、

とあります。国内旅行であれば概ね問題ない条件かと思います。

確定申告で交通費を経費にするなら取っておきたいもの

最後に、確定申告で交通費を経費にしたい時に保管しておきたい書類などをお伝えします。

交通費の場合、領収書が貰えない場合も多いでしょうから、こちらでお伝えするような方法で代用していただければと思います。

領収書や支払いが分かるもの

交通費に限りませんが、確定申告で経費として計上するからには、領収書や伝票などの支払ったことが証明できる書類を保管しておきましょう。

万が一税務署から調査が入った場合には交通費を経費として使った事実を証明できますし、白色申告では5年間、青色申告では7年間という領収書の保管期限も決められています。

電子マネーの場合

交通費をSuicaなどのICカードにチャージして支払っている方も多いと思います。電子マネーで交通費を払ったから経費にできないことはありませんが、経費にするタイミングを間違えがちなので気を付けておきましょう。

まず、電子マネーに現金などからチャージをするかと思いますが、チャージをした時点ではまだ経費として使ったことにはなりません。あくまでも電子マネーという保管場所にお金を移しただけになります。

その後電子マネーを使って交通費を払っていくのですが、この使ったことが分かる履歴を残しておくようにします。会員登録して公式サイトから印刷できますし、駅でも発行できますので、電子マネーで交通費を払う方は定期的に利用履歴を発行しておくようにしましょう。

領収書が貰えなかった場合

また、バス賃や切符などでは領収書が貰えないこともあります。その場合、出金伝票を書いて領収書の代わりに残しておきましょう。

出金伝票は文房具屋などに行けば数百円で売っていますし、Wordなどで自作しても問題ありません。

記入する内容は、

などです。

しかし、証拠能力は領収書よりも低いので、1回数千円～数万円を超えるような高額な交通費は、極力領収書を発行してもらうようにしておきましょう。

記帳によってお金の流れを残しておく

確定申告で経費計上する場合には、お金のやり取りを帳簿に残しておく必要があります。

個人事業主と帳簿作成は切っては切り離せない存在です。税理士に丸投げするにせよ、ある程度基本的なことは理解していると後々困ることは少ないと思います。

こちらでは詳しく触れませんので、気になる方は以下の帳簿に関する記事も参考にしていただければと思います。

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まとめ

今回は、会社員と個人事業主がそれぞれ確定申告で交通費を経費にするにはどうすれば良いのかを解説いたしました。

まとめると、会社員の方はそもそも給与所得控除が引かれていますので、自腹で支払った交通費でも経費にすることは難しいです。

年間通してかなりの金額になる方は、給与所得者の特定支出控除を検討してみても良いかもしれません。

個人事業主の方であれば、事業に関係ある交通費や宿泊費も旅費交通費として経費にすることが可能です。

経費にするにあたって、そのことを証明する領収書や伝票、帳簿などを保管しておく必要があります。確定申告で経費にするからにはきちんと作成・保管をしておきましょう。