帳簿の保存期間は原則7年｜個人事業主と法人の違いと保存方法のポイント

個人事業主の場合は5～7年間、法人の場合は7～10年間の帳簿の保存期間があります。帳簿を保存していなかったことによる直接的な罰則はありませんが、消費税の追徴課税が後から課せられたり、青色申告が取り消されてしまうなどの影響が出てくると考えられます。

また、帳簿の保存は原則的に紙保存となるため、帳簿を整理しながら管理しないと紛失などしてしまうこともあります。保存場所の確保や保存方法もしっかり考えておく必要がありますね。

今回は、帳簿の保存期間と保存していなかった場合の影響、保存方法についてご説明します。

【ケース別】帳簿の保存期間と必要帳簿

早速、帳簿の保存期間についてご説明します。まず、個人事業主と法人では帳簿の保存期間も変わってきます。また、個人事業主でも青色申告と白色申告で保存期間が違います。それぞれのケースに分けて、必要帳簿や他にも保存しておく書類と併せてご説明します。

【青色申告】個人事業主の帳簿の保存期間

青色申告での帳簿の保存期間は7年間となっています。特に複式簿記の場合、仕訳帳や総勘定元帳は主要簿として必ず保存しておきましょう。

青色申告で必要になる帳簿の種類

主要簿

• 仕訳帳
• 総勘定元帳

補助簿

• 現金出納帳
• 預金出納帳
• 買掛帳
• 売掛帳
• 経費帳
• 固定資産台帳

青色申告で必要になってくる帳簿は上記の通りです。この全ての帳簿を7年間は保存しておかなくてはなりません。

複式簿記と簡易簿記で必要帳簿が変わり、主要簿である『仕訳帳』と『総勘定元帳』は複式簿記を選択した方のみですが、控除が増えるということもあって複式簿記を選択している方も多いでしょう。

青色申告で必要な帳簿は7年間保存しましょう。

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帳簿以外の必要書類と保存期間

また、帳簿以外にも保存が義務付けられている必要書類がいくつもあり、代表的なものを挙げると、以下の書類をそれぞれの期間保存しておきます。

7年間の保存義務

• 損益計算書
• 貸借対照表
• 棚卸表
• 領収書
• 預金通帳　など

5年間の保存義務

• 領収書
• 契約書　など

【白色申告】個人事業主の帳簿の保存期間

白色申告では、帳簿の保存期間が5～7年となり、帳簿に書かれている内容によって保存期間が変わります。ただし、どのみち7年保存する帳簿が出てくるので、基本的には全ての帳簿を7年間保存しておくものと思っておいていただければと思います。

ちなみに保存年数ごとの帳簿の違いは以下の通りです。

• 収入や経費の記載がある帳簿＝7年
• その他の帳簿＝5年

白色申告で必要になる帳簿の種類

• 現金出納帳
• 買掛帳
• 売掛帳
• 経費帳
• 固定資産台帳

白色申告で必要になる帳簿は上の通りです。上記の5種類の補助簿はたとえ白色申告でも作成して保存しておかなくてはなりません。

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帳簿以外の必要書類と保存期間

決算関係書類がないので青色申告ほど多くありませんが、白色申告でも以下の書類は5年間は保存しておく必要があります。特に領収書は白色申告の個人事業主の方でももらうことが多いので、しっかり保存しておきましょう。

5年間の保存義務

• 領収書
• 請求書　など

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領収書の保管期限ととっても簡単な保管方法

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法人の帳簿の保存期間

法人の場合も作成した帳簿は確定申告書の提出期限から7年間の保存期間が設けられています。

欠損金がある場合の事業年度は10年間の保存義務

法人で青色申告の場合、欠損金が生じる事業年度に限り帳簿の保存期間が10年間に延長されます。

会社法では10年の保存期間｜原則的に10年は保存しておく

ただし、7年の保存期間はあくまでも税制上での決まりです。会社法では、10年間の帳簿の保存期間が定められていますので、法人の場合は、種類にかかわらず10年間は帳簿の保存を行うものだと認識しておいてください。

帳簿の保存が必要になる理由と保存していない場合の影響

ケースごとの帳簿の保存期間はお分かりいただけたと思いますが、もし保存期間を守らずに帳簿を捨てた・作っていなかったという場合にはどのような影響が出てくるのでしょうか？

こちらでは、保存期間内に帳簿を残しておかなかった場合の影響についてご説明します。

帳簿を保存していなかった場合の影響

保存が必要な帳簿を保存していないことが分かった場合、主に以下2つの大きな影響が出てくることが考えられます。

青色申告が取り消される可能性がある

青色申告を受ける条件の1つに帳簿の作成・保存義務があります。税務調査などの結果、必要帳簿が保存されていないことが判明した場合、帳簿がない年の確定申告の青色申告と次回からの確定申告が白色申告になる可能性があります。

メリットを分かっていて青色申告にされている方が多いと思いますが、取り消されることで、青色申告特別控除などで下げられていた分の税金も納める必要性も出てきます。

取り消された後も青色申告の再申請は可能ですが、申請できるまでの1～2年間は白色申告で確定申告しなくてはなりません。

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青色申告が取り消されてしまうケースと取り消し後の再申請のやり方

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消費税の追徴課税を納める可能性が出てくる

消費税を納めている事業主の方は、消費税での追徴課税を受ける可能性も出てきます。消費税には、『仕入税額控除』がありますのが、仕入税額控除を受けるためには帳簿の保存義務があります。

もし帳簿を保存していないことが判明したのであれば、仕入税額控除が否認となり、莫大な追徴課税が課せられる可能性があるのです。

万が一税務署から調査が入っても帳簿である程度の状況が分かる

そもそも、なぜ帳簿を保存しておくかというと、税務調査などで事業での資金の流れをきちんと判明させるためです。帳簿がないことで本当にその取引がされているのか？資金がどこに行ったのか？が判明しにくくなります。

事業主が受けていた控除による恩恵は、帳簿作成による取引記録の協力があってこそ受けられていたものですから、その帳簿がないとなれば上記のように受けられない控除も出てくるのも頷けます。

帳簿以外にも実際に経費を使ったことを証明する領収書などもありますね。領収書も保存期間内に紛失してしまうことで、必要経費が認められなくなることがあり得ます。

帳簿の保存方法は原則として紙

従業員を雇っていない個人事業主規模の著者でも毎回の確定申告でA4用紙100枚分くらいの帳簿ができてしまいます。事業規模が大きかったり、法人にまでなると1年間の帳簿だけでも相当な量でしょう。それが7～10年となると、保存場所や保存方法もある程度計画的に行っておく必要がありますね。

電子データでの保存は事前申請が必要

ここまで大量の情報を保存しておく必要があるのなら、電子データで残した方が場所も取らずに管理しやすいと思う方も多いでしょう。しかし残念ながら、現在の法律では原則的に帳簿は紙で行う必要があります。

もしも帳簿を電子データで残しておきたいとお考えのようでしたら、事前に税務署に申請書を提出しておく必要があります。

電子データで帳簿を残す際の申請方法

帳簿を電子データで残す際の申請方法は、電子データで帳簿作成を行う3ヶ月に税務署に申請書等を提出します。つまり、申請してから3ヶ月が経った電子帳簿でない限り、電子データでの保存が認められないことになります。

参考：「国税関係帳簿の電磁的記録等による保存等の承認申請｜国税庁」

まとめ

帳簿の保存期間は、個人事業主や法人、白色申告と青色申告で若干変わりますが、基本的には7年以上は保存するものだと思っておきましょう。数年分の帳簿ともなると相当な量になってきますので、場所の確保と準備、管理方法についてもある程度考えておきましょう。

帳簿を保存していないことに対する直接的な罰則はありませんが、認可されない控除が出てきて、追徴課税としてプラスで税金が課せられる可能性が出てきます。法人の方でも個人事業主の方でも、保存期間内は帳簿を紛失してしまわないような管理体制を作っておきましょう。