白色申告の経費は、範囲に明確な基準はなく、事業に関わる費用なら基本的に制限なく経費にすることができます。また、10万円を超える備品以外であれば特に金額に上限もありません。

制限がないだけに経費の種類はとても多いので、その勘定科目をある程度覚える必要がありますし、家事按分専従者控除などの賢く経費計上しておくために知識を付けることも白色申告者にとってとても重要です。

今回は、白色申告の経費の種類や経費に関する知識、青色申告との違い、領収書の重要性などを詳しく説明したいと思います。

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白色申告で経費にできる支払いの勘定科目一覧

早速、実際に白色申告にはどんな種類の経費があるのか見てみましょう。白色申告で経費帳をつける際には勘定科目が必要になりますので、勘定科目と経費の内容を合わせてご確認ください。

勘定科目 内容
仕入高 販売を目的として仕入れた商品や材料などにかかる費用
旅費交通費 電車、バス、タクシー代などの交通機関料金や宿泊代
通信費 電話代、切手やハガキなどの郵便代、インターネット通信料など
水道光熱費 電気、ガス、水道代
接待交際費 取引先との接待費(飲食代やゴルフ代など)や贈答品(慶弔見舞金やお中元、お歳暮など)
会議費 会議のためのお茶代や会議室代、打合せのための飲食代など
広告宣伝費 チラシ、インターネット広告、ホームページ作成費、試供品など
消耗品費 文房具などの事務用品や10万円未満の備品
減価償却費 建物や器具備品などの固定資産を、決められた年数(耐用年数)で計上する費用
新聞図書費 新聞、書籍、雑誌代など
租税公課 固定資産税や個人事業税、印紙税などの税金
研修費 事業に関わるセミナー参加費やセミナー会場費
修繕費 建物、器具や備品などの修理代
荷造運賃 荷物の梱包代や配送料
支払手数料 振込手数料、証明発行手数料など
福利厚生費 従業員のための費用(社会保険料、健康診断料、制服代、会社全体の懇親会費、お祝い金など)
給料賃金 従業員の給料
外注工賃 外部へ業務委託費用(ホームページ管理費、システム開発など)
支払報酬 弁護士、税理士、社労士などの専門職の方への支払い
地代家賃 事務所等の土地や建物の賃借料(事務所家賃、駐車場代、倉庫代など)
貸倒金 売掛金や貸付金が回収できなかったときにする損金処理
雑費 他の勘定科目に該当しない少額の費用

この他にもまだまだ経費になるものはありますし、どんなものがどの勘定科目になるか判断に迷うこともあるかと思います。ですが、勘定科目はあとで修正も可能ですし、あくまで事業に関わるものを経費にするということの方が重要なので、経費の使い道を意識するようにしましょう。

白色申告で経費にできる範囲や上限

白色申告で確定申告をするという方は、白色申告ではどんなものが経費になるのか、いくらまで経費にできるのかなど気になるところではないでしょうか?

こちらでは、白色申告で経費にできる範囲について説明したいと思います。

経費にできる支払いは事業に関係するものだけ

白色申告での経費は明確な基準がないので、事業に関わる必要な費用であれば制限なくどんなものでも経費にできます。

ただ、どんなものでも経費にできるとは言っても、あくまでも事業に関わった支払いのみしか経費にできません。

例えば、「飲食代は接待交際費にできるから、家族でレストランに行った領収書でこっそり経費にしよう。」これは完璧にNGです。税務署にバレてしまった場合は、追徴課税と言ってさらに多くの税金が課せられてしまいます。

プライベート兼事業用の支払いも経費にできる

しかし、逆を言えば、少しでも事業で使っているようであれば一部を経費にできる可能性があります。

例えば、自宅でも少し仕事をして、部屋の1室を仕事部屋にしていた場合、自宅家賃の一部を経費にすることができます。

これを家事按分と言って、このようなプライベート兼事業用の支払いがあった時に用いる経費の考え方です。

事業を始めたてで初めて確定申告をされる方は、家事按分のことも知らない方が多いので、しっかり理解して経費にできるものはきちんと経費にしておきましょう。

【関連記事】
家事按分できるもの・計算方法・記帳方法

経費の上限は特になし

経費には特に制限がないとお伝えしましたが、経費の金額にも上限はありません。

ただし、白色申告では価格が10万円以上の備品は、減価償却と言って数年に分けて経費にしていきます。

これについて詳しくは後述しますが、備品10万円以上の場合を除いては、事業に関わるものであればいくらでも経費にすることができます。

年間通して合計いくらの経費を使っても良いということですね。

金額は常識の範囲内で

ただし、あくまでも常識の範囲内で経費にするようにしましょう。

個人事業主の場合は接待交際費にも上限や制限はありませんが、例えば、年間売上高500万円の個人事業主の方が1年に200万円もの接待交際費を使っていたとすれば、これは明らかに使い過ぎですね。

税務署も目を付けて「実際は何に使っているのか?」と、税務調査がされる可能性が出てきます。

実際のところ顧客に商品を売る前に必ず会食をしているので、年間での金額も大きくなった。というような実態があれば経費に認められますが、万が一きちんと説明できなければ経費と認められないこともあり得ます。

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白色申告と青色申告の経費に関する違い

確定申告には白色申告の他に青色申告がありますね。

白色申告の経費は制限がないと説明しましたが、それは青色申告の場合も同じです。ですが、白色申告と青色申告では、10万円以上の備品・家事按分・専従者給与に関して少し条件が違います。

白色申告 青色申告
10万円以上の備品 一括で経費計上できない(数年に分けて減価償却費として計上する) 30万円未満であれば少額減価償却資産が適用され、一括で経費計上できる(30万円以上は減価償却費として計上する)
家事按分 事業に関わる部分が50%以上でないと経費計上できない 事業に関わる部分をすべて経費計上できる
専従者給与 経費にできない(ただし、事業専従者控除が受けられる) 経費にできる

この表をパッと見ただけで、白色申告の方が条件が多く不利な感じがするかもしれませんが、実際のところはどうなのか、それぞれの違いについて比較しながら詳しく説明していきたいと思います。

白色申告は備品が10万円を超えるときに減価償却する

1つ目の違いが、高額な備品を買った時の処理のしかたです。

基本的には経費に上限はないのですが、白色申告では10万円以上の備品は一括で経費計上することができずに、数年に分けて減価償却という形で経費にしていきます。

それに対し、青色申告は少額減価償却資産という制度があり、30万円未満であれば一括で経費計上できます。たこちらも、30万円以上になると白色申告と同様に、数年に分けて減価償却費として計上することになります。

ちなみに、10万円以上というのは一つで10万円という意味なので、例えばパソコン9万円と机2万円を同じ日に同じ店で購入しても減価償却の対象にはならず、普通に消耗品費として経費にできます。

白色申告は家事按分も50%以上事業で使っている必要がある

上でも簡単に触れた家事按分ですが、こちらも白色申告と青色申告での違いがあります。

家事按分とは、個人の生活費である家賃や電気代などの中に事業で使用する一部が混在している場合、その比率を計算して個人用と事業用に分けることを言います。

青色申告の場合、少しでも事業で使っている分があれば、10%でも経費にすることが可能です。

しかし、白色申告の場合、おおむね50%を超えて事業用として使っている家事関連費しか経費にすることができないのです。

案外、家事按分できる支払いは多いのですが、50%を事業で使っているかと言うと、「うーん…」という方も多いでしょう。

少しでも経費を増やして所得を下げたいのなら、いずれ青色申告にすることをおすすめします。

【参考記事】
家賃を経費にする時の家事按分の方法
電気代も経費として計上可能
携帯代の家事按分の方法

白色申告では専従者への給与は経費にならない

白色申告の方でも、ご家族にお仕事を手伝ってもらっているという方もいるかと思います。ご家族(専従者)への給与は青色申告では経費になりますが、残念ながら白色申告では経費になりません白色申告と青色申告の専従者給与についての違いを詳しく説明したいと思います。

白色申告は事業専従者控除になる

先ほどもお伝えした通り、青色申告では専従者給与は経費になりますが、白色申告では経費にすることができません。その代わり白色申告には事業専従者控除という制度があります。

事業専従者控除は、個人事業主から見れば給与ではなく控除という扱いですが、専従者から見れば実際はその控除額がそのまま給与になります。

事業専従者の条件と控除額の計算方法

専従者がいる白色申告者の方でしたら、事業専従者控除を受けたいですよね。

事業専従者控除を受けるには、事業専従者の条件をクリアしなくては受けることができません。

以下が事業専従者の3つの条件です。

  • 白色申告者と生計を一にする配偶者やその他の親族であること
  • その年の12月31日時点で年齢が15歳以上であること
  • その年を通じて6カ月以上の期間、白色申告者の事業に専ら従事していること

この3つをすべてクリアしていれば専従者控除が受けられます。

また、以下のうち金額が低い方が実際の控除額となります。

  • 配偶者は86万円、配偶者以外の親族は50万円
  • 事業専従者控除前の所得の合計÷(専従者数+1)

例えば、事業の収入が400万円、経費が150万円、専従者(配偶者)が一人いる場合、

所得金額は400万-150万=250万円になり、250万÷(1人+1)=125万円となります。ですが、配偶者は上限が86万円なので、控除額は125万円ではなく86万円が正解になります。

参考:「事業専従者控除 国税庁

結論|個人事業主は青色申告がおすすめ

少し経費のことから話が逸れますが、個人事業主として確定申告をするのであれば断然青色申告の方がおすすめです。

今回お伝えしている、経費の扱いの違いでも青色申告の方がメリットがありますし、何と言っても青色申告特別控除10~65万円が大きいですね。

これだけで納める税金が数万~20万円くらい下げられるようになります。今は白色申告で確定申告をしていても、後ほど青色申告に切り替えることも考えた方が良いと思います。

ちなみに青色申告に切り替えるには事前申請が必要になりますので、早めに申請するようにしましょう。

【関連記事】
青色申告承認申請書の提出期限と書き方・青色申告の基礎知識

白色申告で経費にする時の領収書の重要性

白色申告に限らずですが、経費を計上するためにとても重要なものが領収書です。

領収書は何に使った経費なのかを教えてくれる証拠になるので、領収書がなくては経費にすることもできません。忘れずに領収書はもらいましょう。

領収書は2割引券だと思っておこう

必要経費を差し引くことで、所得が下がって結果的に納める税金が下がるということはある程度理解されていると思いますが、具体的に言うと、その経費の価格20%分くらいの税金が下がることになります。

つまり、領収書は税金の2割引券みたいなものなのです。

こう考えると今まで「ま、いっか」と、面倒くさくてもらっていなかった領収書もきちんともらっておきたくなりますよね。

なぜ20%かと言うと、年収300~500万円の人の税金がだいたい20%程度だからです。税率20%の人が年間100万円を経費にできれば、20万円の税金が下がるということになるので、税金の20%OFFですね。

実際は健康保険料なども安くなるので、もう少し国に納めるお金が下がることになると思います。

しっかり経費にするかしないかで、年間での納税額にも大きな違いなってきますので、経費にできるものはしっかり領収書をもらうようにしましょう。

領収書以外の支払いを証明するための書類

基本的には「経費を支払った証明=領収書」ですが、中には領収書がなくても経費にできるケースもありますのでご紹介します。

レシートでもOK

領収書の代わりに、レシートでも全く問題ありません。レシートは商品の内容が記載されていたりするので、むしろレシートの方が良かったりもします。

何にいくら支払ったかという証明がほしいわけなので、領収書でもレシートでもどちらでもOKです。

たまに時間が経つと印刷が薄れてくるレシートもありますので、薄れが不安な場合や高額な買い物のレシートは、手書き領収書をもらっておくかメモ書きしてノートに貼っておくなどして工夫して保管しておきましょう。

領収書が出ない場合の対処法

電車やバスなどの交通機関は領収書がでませんね。その場合は仕方ないので、ご自身で出金伝票に記入すれば問題ありません。日付、金額、区間、交通機関名、目的などを記入しましょう。

他の記事でも詳しく説明していますので、そちらも参考にしてみてください。

【参考記事】
領収書を貰えなかった交通費の経費計上の方法

白色申告は領収書を5年間保管しておく

もう1点気を付けておきたいことがあります。「確定申告が終わったから領収書を捨てていい」というわけではありません。

白色申告の場合、領収書に5年間という保管期限があります。税務調査は、数年前の分をさかのぼって行われることも多く、その時に5年以内の領収書が無かった場合、経費が認められなくなってしまう可能性があります。

数年分の領収書となるとかなりの量になってきますので、日頃から領収書はきちんと整理して管理するようにしておきましょう。

【関連記事】
スッキリ簡単に領収書を整理しておく方法と領収書の保管期限

まとめ

以上、白色申告で経費にできる内容や範囲、青色申告との違いについてでした。

簡単にまとめると

  • 白色申告での経費は基本的に事業に関わるものだったら制限がない
  • 青色申告と比べると条件つきの経費もあるので注意が必要
  • 経費には領収書やレシートがとても重要

一言で経費と言っても、その内容は様々で勘定科目もたくさん覚えなくてはなりませんね。もちろんすべてを暗記する必要はありませんが、少しでも簿記を身に着けておくといいと思います。

それでも白色申告が一人でできるか不安という方は、帳簿作成も簡単にできる会計ソフトを使ってみるのも便利でおすすめです。

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